Hoe kan je nu onthouden wanneer je een verzonden mail – waarin je een ander tot actie aanzet – moet opvolgen? Loop je elke dag gedisciplineerd door alle verzonden e-mailberichten in de Verzonden-items map, om deze te verplaatsen naar de ‘Wachten op’ map en controleer je elke ochtend deze map? Drie mogelijkheden om tijd te besparen en te voorkomen dat de belangrijke follow-up wordt vergeten.
Agenda
Agenda-items of gebeurtenissen plannen voor een opvolging in Outlook, dat doen we wel. Dit lukt zelfs met of zonder herinnering. Met de agenda kan je vergaderingen en afspraken maken en bijhouden. Je kunt meerdere agenda’s maken, verbinding maken met agenda’s van anderen en je agenda zelfs delen met andere personen. Vaak voldoet de standaard (werk)weekweergave. Ervaren gebruikers weten zelfs hoe ze een vergadering kunnen maken waarvoor ze andere personen (de deelnemers) uitnodigen en tegelijk een vergaderruimte reserveren. Handig, staat het na acceptatie meteen bij de ontvanger in de agenda en is de vergaderruimte gepland! Dit gaan we dus nu niet verder uitleggen.
Wel wil ik je wijzen op een snelle drag-and-drop functie voor het aanmaken van een agenda-item vanuit een e-mailbericht. Sleep het e-mailbericht naar Kalender in het navigatiedeelvenster. Er wordt dan een kopie van het e-mailbericht gemaakt en dit wordt als agenda-item gebruikt. Dit werkt ook voor taken, contactpersonen en notities. Tot Office2010 kon je rechtstreeks naar de juiste datum slepen in de kalender in de To-Do Bar, in Outlook2013 moet je weer de datum aangeven.
Taken
Takenlijsten gebruiken we minder. Ja, de fysieke takenlijsten met Post-ITs, daar ligt ons bureau wel mee vol. We kunnen een Taak maken om eigen taken bij te houden (zoals herinneringen om e-mailberichten te beantwoorden) én om taken van anderen bij te houden (bijvoorbeeld de voortgang van een project dat aan een ander is toegewezen). Met de gekoppelde velden Status en % voltooid in een taak kan extra informatie worden gegeven, zoals Niet gestart = 0%, Wordt uitgevoerd = 1-99%, Voltooid = 100%, Wacht op iemand anders of Uitgesteld = 0-100%. Ook kunnen we kleurcategorieën gebruiken om aan de taken prioriteiten te geven.
Taken kunnen snel worden aangemaakt door ‘Nieuwe Taak’ in het lint, een taak invoeren in het tekstvak ‘Nieuwe taak typen’ op de takenbalk of een taak typen in een lege ruimte in de Takenlijst Vandaag in Agenda. Onbekend is de veel snellere drag-and-drop functie. Sleep het item, zoals een e-mailbericht, naar Taken in het navigatiedeelvenster. Er wordt dan een kopie van het e-mailbericht gemaakt en dit wordt als taak gebruikt.
In Outlook verdwijnen de taken echter snel op de achtergrond, achter de e-mailberichten en agenda afspraken. Even de taken in Outlook toevoegen, gedachten ordenen en dagen later constateer je dat de taken op het lijstje zijn uitgevoerd. Taken worden niet standaard gesynchroniseerd met alle smartphones, agenda-items wel. Er is nóg een manier om jezelf te herinneren aan een actie; Taakitems.
Taakitems
Taakitems ontstaan door het markeren van een e-mailbericht of contactpersoon. Met taakitems kan je snel aangeven dat je later moet terugkomen op dat gemarkeerde item. In de weergaven E-mail, Taken, de takenbalk en Takenlijst Vandaag in Agenda wordt een gemarkeerd item weergegeven met het pictogram van een vlag. Als een e-mailbericht of contactpersoon is gemarkeerd, wordt geen nieuwe taak gemaakt maar een taakitem. Dit taakitem heeft niet de opties die een taak wel heeft, zoals het maken van een terugkerende taak, het toewijzen aan iemand anders, het aangeven van de voortgang status of het voltooiingspercentage. Taakitems zijn wel overzichtelijk en duidelijk in Outlook én op smartphone te zien, met vlaggetje en kleurcategorie. In de Outlook Taakweergave (To-Do-List) staan deze gesorteerd in de map waar het gemarkeerde e-mailbericht zich bevindt. Op de smartphone kan je het vlaggetje ook aanklikken, dan wordt automatisch een ‘Next week’ follow-up aangemaakt, start op maandag en klaar op vrijdag.
 Markeren voor opvolgen: Taakitem |
Met ‘Flag for Recipients’ wordt bij de ontvanger in Outlook de ‘Flag to’ tekst getoond, waarin standaard enkele voorbeelden staan, en zelf een tekst gekozen kan worden. Met het aanvinken van de Reminder wordt een herinnering meegegeven aan de ontvanger, welke als pop-up in het Reminder scherm van de ontvanger wordt opgenomen.
Taak of taakitem?
Een taak is een item dat u in Outlook maakt en dat u bijhoudt totdat het is voltooid. Een taakitem in Outlook is een taak, een e-mailbericht of een contactpersoon, dat gemarkeerd is (met dat vlaggetje) om te worden opgevolgd. Een nieuwe taak wordt automatisch gemarkeerd voor opvolgen, zelfs als er geen begin- of einddatum is opgegeven. Wordt een taak, e-mailbericht of contactpersoon gemarkeerd voor opvolgen, dan wordt een taakitem gemaakt.
 Taken en taak-items in de Outlook Taakweergave (To-Do-List) |
Mail2Folder
Wil je bij het verzenden van een e-mail direct kunnen aangeven dat de e-mail moet worden opgevolgd met een agenda-item, taak of taakitem op de gewenste datum? Wil je ook zelf bepalen of een pop-up herinnering moet worden ingesteld voor jou én de ontvanger? Check dan Mail2Folder. Een uitgebreide applicatie die op de achtergrond direct controleert, archiveert, en ‘Wachten op” agendeert op de juiste Follow-up datum. Zowel verzonden e-mailberichten als ontvangen e-mail berichten worden automatisch georganiseerd in de juiste Outlook map én in de juiste Windows folder op de server.
Geef een reactie