Preventief én proactief toezicht – Waar zit de verspilling?

Iedere advocaat is jaarlijks verplicht de digitale Centrale Controle Verordeningen (CCV) in te vullen met een individueel en/of kantoor gedeelte. Het landelijk bureau van de Nederlandse Orde van Advocaten in Den Haag controleert deze opgaven en vormt een eerste oordeel waarna de resultaten of de probleemgevallen worden overgedragen aan de lokale Deken voor interventie. De CCV vormt het preventieve toezicht op onder meer de Verordening op de administratie en de financiële integriteit, de Verordening op de praktijkrechtspersoon en de Verordening op de Vakbekwaamheid. De CCV heeft betrekking op het voorafgaande jaar.

Goed, preventief toezicht dus op het afgelopen jaar!?

Eén van de bevindingen van mr. R.J. Hoekstra in het rapport ‘Toezicht Advocatuur’ is een verbetering van het Financieel toezicht door het bestaande proactief toezicht als belangrijk onderdeel van het nieuwe toezichtsysteem systematisch en thematisch te intensiveren. Tot 2012 vormde dit proactief toezicht een ondergeschikt onderdeel van de werkzaamheden van de Deken.

Deze bevinding is door het Dekenberaad op 16 januari 2013 in het jaarplan overgenomen. Het betekent dat de Deken of RvT nu jaarlijks proactief bij 10% van de advocatenkantoren op de koffie gaat samen met de adjunct-secretaris/bureaudirecteur of stafjurist van het bureau van de Orde. Een proactief toezicht op het lopende jaar voor een selectie van de kantoren op basis van risico-inschatting, Dekenberaad thema’s, nieuw kantoor, acuut probleem en ontvangen signalen of klachten (onbereikbaarheid, slechte communicatie, vasthouden van dossiers, achtergehouden van griffiegelden, hoofdelijke omslag, of derdengelden, misdragingen). Echt proactief is het niet, want dat zou het pas zijn als de Orde een werkwijze opzet voordat er iets gebeurt, om bijvoorbeeld het niet voldoen aan de Verordeningen te voorkomen.

Reactief toezicht dus, naar aanleiding van kennisgevingen, signalen en klachten?

Dan is er ook nog een wetsvoorstel voor een College van toezicht op toezicht met verregaande overheidsinvloed op de advocatuur. Het voorstel voorziet in een onafhankelijk toezicht (door twee niet advocaat-leden zonder actuele kennis over en ervaring met het beroep van advocaat en één advocaat-lid) op de Dekens welke zijn gekozen door de advocaten in hun arrondissement. Tegen dit voorstel wordt bezwaar gemaakt door de Orde (www.advocatenorde.nl/echtonafhankelijktoezicht). De Orde ziet liever een stelseltoezichthouder, een ‘onafhankelijke’ instantie die formeel boven de Dekens komt te staan.

Een nieuw toezichthoudend college van de Orde op de toezichthouders van de Orde?

Om alle vormen van toezicht te betalen heeft u als één van de 17.000 advocaten al een verhoging van de financiële bijdrage over 2013 met 25 tot 37 euro gekregen. De Algemene Raad heeft al besloten tot oprichting van een speciale unit Financieel Toezicht Advocatuur (FTA, reservering in de begroting 2013 € 800.000) om de Dekens te ondersteunen bij het toezicht.

U begrijpt dat de verhoging van de financiële bijdragen niet toereikend is en dat het vast niet blijft bij deze ene verhoging.

Voor degenen die zich netjes aan de Verordeningen houden staat elke verhoging van de financiële bijdrage op financieel toezicht gelijk aan verspilling. U moet toch gewoon voldoen aan de Verordeningen om iedereen te helpen die zijn recht zoekt en die daarbij een advocaat nodig heeft, die in een juridisch geschil verzeild is geraakt of verdacht wordt van een strafbaar feit te laten rekenen op de rechtsbijstand van een advocaat die zich aan de regels houdt? De advocaten die zich (on)bewust niet aan de Verordeningen houden verspillen geld en energie van hun collegae en confrères. Hoe kunnen die advocaten hiervan nu bewust worden (gemaakt)?

Een verhoogde financiële bijdrage door (on)bewuste verspilling?

Bij de kantoorbezoeken wordt gebruik gemaakt van een gestandaardiseerde ‘checklist kantoorbezoeken’, ontwikkeld door de Haagse Orde en geharmoniseerd of geüniformeerd zodat alle Dekens dezelfde maatstaf hanteren. U kunt aan de hand van deze checklist zelf controleren of voldaan wordt aan de verschillende Verordeningen. De checklist is afgeleid van de Verordeningen en veronderstelt dat een advocatenkantoor de bedrijfsprocessen en handelingen heeft gestandaardiseerd, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een kantoorhandboek. Daarvoor bestaat de keuze uit het ‘basis’-handboek in de online omgeving Scienta van Syslogic (€ 225,- per jaar) of bijvoorbeeld het gratis kantoorhandboek van het Advocatengilde (www.advocatengilde.info). Het kantoorhandboek van het Advocatengilde sluit direct aan op de checklist van de Deken en bevordert gestandaardiseerd werken. Het geeft advocaten en medewerkers inzicht in de bedrijfsprocessen van de organisatie en schept een klimaat voor continue verbeteringen.

Leuk zo’n handboek…

Om de organisatie van het kantoor en de dienstverlening aan de cliënt adequaat in te richten, daar wordt een advocaat niet voor opgeleid. De (permanente) opleiding richt zich hoofdzakelijk op vakinhoudelijke kennis. Advocaten werken voor cliënten die met wetten, regels en procesrecht te maken hebben. Vanuit hun oplossingsvermogen, creativiteit en autonomie helpen ze cliënten daarin de optimale situatie te bereiken. De Verordeningen hebben echter betrekking op de bedrijfsprocessen in de kantoororganisatie en geven regels voor het gedrag en de handelingen van de advocaat zelf. Ze stimuleren een uniforme werkwijze in plaats van pluriformiteit. Het is de uitdaging om advocaten net zo vertrouwd te maken met het kantoorhandboek, als met de wettenbundel, zodat ook het eigen kantoor en de dienstverlening optimaal worden georganiseerd.

Bedrijfsprocessen zijn een ander type processen!

Echt proactief zou het zijn als de Orde advocatenkantoren faciliteert om hen met behulp van een onafhankelijke en objectieve (bedrijfs-)procesbegeleider  bewust te maken van de voorschriften uit de Verordeningen. Gezamenlijk – met zowel advocaten als hun medewerkers – bepalen ze de optimale werkwijze en leggen ze deze vast. Net zolang totdat ook (de inhoud van) het kantoorhandboek tot de standaarduitrusting van de huidige én toekomstige advocaat behoort en er een ‘common sense’ is van de goede dienstverlening door een vakbekwame advocaat. Dan kan er een einde komen aan de groeiende verspilling die volgt uit “toezicht op toezicht” door toezichthouders die zelf ook advocaat zijn. En kan de Deken vooral vertegenwoordiger en belangenbehartiger van de beroepsgroep zijn in plaats van een nadrukkelijke, wettelijk belaste toezichthouder op goed werk leveren, goed opgeleid zijn en integer handelen.

Win – win – win…

De Verordeningen implementeren in ’lean’ bedrijfsprocessen, vastgelegd in een bruikbaar kantoorhandboek (als basis voor borging, verbetering en overdracht) en daar naar handelen leidt tot winst op vele fronten. Het verhoogt de cliënttevredenheid, vermindert de kosten van de kantoororganisatie en verkort de doorlooptijd van een dossier, zodat ondanks de onder druk staande tarieven de marges behouden blijven. Het aantal klachten en gemelde betalingsgeschillen bij de Deken en geschillencommissie neemt af. Tegelijk draagt het bij aan de kwaliteit van de beroepsgroep als geheel. De omgeving ziet advocatenkantoren daadwerkelijk handelen vanuit een uniforme werkwijze en heeft vertrouwen in de advocatuur als beroepsgroep.

Toezicht moet niet worden gestapeld, maar gedrag en handelingen moeten worden aangeleerd. Dat vergt net als bij het ‘los van papier’ houden van een goed pleidooi: leren, oefenen en herhalen, zodat gedrag en handelingen onder professionele begeleiding geïnternaliseerd worden. De Verordeningen worden dan na verloop van tijd niet langer beschouwd als van buitenaf opgelegde voorschriften maar als richtlijnen die men vanuit de eigen overtuiging heeft gekozen. Met een percentage van de kostenbesparing kunt u dan de onvermijdelijke bijdrage aan de Orde betalen. En misschien kan die dan weer zelfs omlaag.

Dit bericht is geplaatst in Artikelen met de tags , , , , . Bookmark de permalink.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *