Er zijn vele (online) programma’s om een online digitale mailing op te zetten. Ook met Office Excel en Word kunt u simpel een standaard mailing opzetten. Met een mailmerge wordt dan dezelfde informatie naar meerdere e-mailadressen verstuurd. Deze ‘e-flyers’ of ‘nieuwsbrieven’ komen als internetpagina of e-mailbericht onder uw aandacht.
Maar als u gewoon een flinke stapel gepersonaliseerde brieven, uitnodigingen of facturen digitaal wilt versturen als bijlage in gepersonaliseerde e-mailberichten, dan is er geen standaard oplossing vanuit Word. De Office Add-ins Merge2Files en Bijlagen2Mail besparen u een hoop werk én kunnen gepersonaliseerde e-mails en bijlagen sturen.

De traditionele manier: Gepersonaliseerde brieven en e-mailberichten opstellen, brieven afdrukken op logo-briefpapier, handtekening erop, scannen en als bijlage toevoegen aan de emailberichten.
De Microsoft Office manier: De meest voorkomende manier van brieven of adreslabels maken is het gebruik van MailMerge (samenvoegbewerking) in Microsoft Word op basis van een lijst (gegevensbron) in Outlook of Excel. Op elke brief of etiket kunnen dan de gegevens (bedrijfsnaam, contactpersoon, post of -mail adres, specifieke informatie voor die klant) met samenvoegvelden vanuit de lijst worden opgenomen. Zie ‘etiketten maken voor een grootschalige mailing‘ voor een beschrijving van de uit te voeren stappen.

In beide gevallen zijn er teveel handmatige stappen vereist. Dit kan sneller en in minder stappen met standaard Microsoft Office én een paar slimme add-ins in Word en Outlook.

Wat is het doel – Post per e-mailbericht

• U wilt per contact een gepersonaliseerd e-mailbericht versturen met een gepersonaliseerd onderwerp en als bijlage een (of meerdere) gepersonaliseerde documenten (met zinnige bestandsnaam) en eventueel aanvullende standaard bijlagen, verstuurd vanuit een aan te geven e-mail account, en eventueel ook nog naar enkele (B)CC ontvangers.

Waar loopt u tegenaan?

• Optie “Edit individual Documents (Merge to new document)”: Het uitgebreide document (1) is niet per brief (record) gesplitst, maar één groot document met daarin alle brieven die individueel bewerkt kunnen worden. Deze moet nu eerst per brief gesplitst worden (als Adobe Portable Document Format (PDF) opgeslagen) om als bijlage aan elk handmatig te maken emailbericht toe te voegen.
• Optie “Print Documents”: Er zijn zelfs bedrijven die de brief rechtstreeks afdrukken (2) op logo briefpapier, er per brief een handtekening onder plaatsen en elke fysieke ondertekende brief scannen en aan het e-mailbericht als bijlage toevoegen (met een nietszeggende bijlagenaam die de multifunctional – SCAN829381238018.pdf – heeft gegeven), naast dat ze de brief ook nog per post verzenden.
• Optie “Send E-mail Messages”: Per contact/record kan een gepersonaliseerd e-mailbericht worden aangemaakt. Aan de gegenereerde e-mailberichten (3) kunnen alleen één voor één handmatig bijlagen worden bijgevoegd. Het onderwerp kan worden opgegeven, maar niet gepersonaliseerd worden en er wordt direct verstuurd vanuit het standaard e-mailaccount.
  • Wilt u het standaard e-mailaccount wijzigen? Dat niet vanuit wordt, maar wel door de volgende stappen:
    • Ga in Outlook naar Bestand> Accountinstellingen
    • In het e-mailvenster maakt u het account van waaruit u wilt verzenden ‘Als standaard’
    • In het venster Gegevensbestanden selecteert u hetzelfde account ‘Als standaard’

Wat een handelingen!

Wat een verspilling van tijd en kosten (drukwerk, verzendkosten)!

De oplossing in 4 stappen

Hiervoor heeft u twee addins nodig. Merge2Files in Word & Bijlagen2Mail in Outlook. Deze kunt u bestellen via Process-IT.nu (info @ process-IT.nu)

Stap 1 – Maak een lijst met contactpersonen en aanvullende gegevens in Excel

Stap 2 – Merge2Files in Word

Maak uw mailmerge brief in Word, uiteraard met brieflogo en handtekening, want deze gaat digitaal. Selecteer de Excel als ‘Datasource’ en gebruik de velden uit uw lijst met contactpersonen om de brief te personaliseren. Start Merge2Files en selecteer de folder waar de unieke PDF-bestanden opgeslagen moeten worden met een eigen naam; bijv. ‘Datum Brief – Bedrijfsnaam.pdf’. De brieven worden nu als aparte PDF-bestanden opgeslagen in de aangegeven folder.

NB. De PDF-bestanden zijn nog niet beveiligd opgeslagen. Dit kan helaas niet direct vanuit Microsoft Office. Om te voorkomen dat de PDF-bestanden worden gewijzigd of dat er bijvoorbeeld uw handtekening uit wordt gekopieerd, moet u de bestanden beveiligen. Dit kan met Adobe Acrobat, Nitro-PDF of een gratis PDF programma dat een PDF-printer installeert. Door nu alle bestanden in één keer te printen naar de PDF-printer, waarbij u de beveiliging in de voorkeursinstelling van de PDF-printer zet, worden alle bestanden in de folder beveiligd opgeslagen.

Stap 3 – Word mailmerge naar e-mailberichten

Maak nu in Word een mailmerge naar e-mailberichten met gepersonaliseerde aanhef op basis van de gegevens uit de Excel lijst en gepersonaliseerde informatie in tijdelijke velden in het e-mailbericht.

Stap 4 – Bijlagen2Mail in Outlook

Selecteer de concept e-mailberichten, start Bijlagen2Mail in Outlook. Selecteer vervolgens de PDF-folder uit de vorige stap waar de bijlagen zijn opgeslagen om als bijlage te kunnen bijvoegen. In deze folder kunnen ook de aanvullende bestanden worden opgeslagen als extra (standaard) bijlage. De e-mailberichten worden gepersonaliseerd, bijlagen worden toegevoegd, het onderwerp en afzender worden bijgewerkt. Klaar!

De e-mailberichten zijn aangemaakt met persoonlijke aanhef, en onderwerp. Zij staan standaard in de Drafts / Concepten outlook folder, maar kunnen ook direct verstuurd worden. De gepersonaliseerde bijlage(n) en eventueel standaard bijlagen zijn toegevoegd en het juiste emailaccount om de berichten te versturen is geselecteerd. Uiteraard is het ook mogelijk om alle e-mailberichten in (of een bepaalde selectie uit) de Drafts folder te versturen.

Bepaal een mooie dag om de mails te versturen. Er zijn blogs en onderzoeken, zoals de E-mail Benchmark 2017, die aangeven dat de beste dag om je maling te versturen zaterdag is, en dan het liefst in de ochtend. Hoewel dit wel weer per branche verschillend is.