Een e-mailbericht versturen met Microsoft Outlook gaat snel, zo snel dat de e-mailbericht soms net te snel de digitale snelweg op gaat, bijvoorbeeld:
- aan de verkeerde collega met bijna dezelfde naam, waarvoor de e-mail juist niet bedoeld is;
- aan het complete adressenbestand in de To: of Cc: in plaats van in de Bcc:, zodat iedereen alle e-mailadressen kan zien (privacy?) en gebruiken voor Spam doeleinden via ‘Reply to all’;
- zonder het beloofde attachment, zodat u nogmaals de mail moet versturen nu met bijlage; vooral vervelend als dit naar veel geadresseerden gaat;
- met het beloofde attachment, maar dan met een grootte van >5 Mb dat veel ontvangers niet zullen waarderen of kunnen ontvangen.
Lees: Wouter_Bos_e-mailt_per_ongeluk_zijn_netwerk_rond en Algemeen Beschaafd Mailen.
Om deze Oeps situaties te voorkomen zijn er 3 zeer effectieve oplossingen:
- E-mailbericht levering enkele minuten uitstellen door de Outlook functionaliteit ‘Regels’:
- Automatisch verzenden/ontvangen uitzetten is minder effectief;
- Waarschuwing creëren door het ‘Onderwerp’ veld leeg te laten alleen bij nieuwe berichten.
- Controleren voor verzenden met ‘Microsoft Visual Basic for Applications’ (VBA) code:
- Nooit meer het veld Bcc vergeten;
- Nooit meer een attachment vergeten;
- Nooit meer bestanden versturen die te groot zijn.
- Automatisch aanvullen van e-mailadressen in To: Cc: Bcc: velden beheren.
Bij gebruik van VBA-code wordt standaard elke keer bij het openen van Outlook een macro-waarschuwing gegeven met een pop-up (notification). Dit kan worden voorkomen door de gewenste macro ‘ondertekenen’ met een digitaal certificaat. Zie hiervoor het artikel ‘Maken van een eigen digitaal certificaat‘.
Zie ook de tip:
Post per e-mailbericht voor het versturen van gepersonaliseerde mailberichten mét gepersonaliseerde bijlagen.
Voor het automatisch organiseren van e-mailberichten is er een zeer effectieve oplossing beschikbaar; Mail2Folder. Deze ‘add-in’ bevat alle bovengenoemde controles, maar beheert, organiseert en archiveert op de achtergrond alle inkomende én uitgaande e-mailberichten, zodat dit dagelijks veel tijd bespaard om e-mails in de folders te verplaatsen en verzonden berichten op opvolgen te beoordelen.
Hulp nodig bij het instellen van de macro’s of geïnteresseerd in één van de Microsoft Office Word, Excel of Outlook oplossingen? Bel uw procespartner Ralf Hanekamp.
Geef een reactie