Outlook e-mail afdrukken met de ‘Stijl voor memo’

Soms, heel soms is het toch nodig om de Outlook e-mail op papier af te drukken in plaats van de e-mail digitaal in te zien op laptop of smartphone. Gemakkelijk om bijv. tijdens een overleg aantekeningen te maken bij een opsomming van actiepunten.

Om e-mail af te drukken is de ‘Stijl voor memo’ beschikbaar, te bereiken via Bestand\Afdrukken. Standaard is ook een ‘Stijl voor tabel’ met een lijst van alle e-mailberichten, maar daar zie ik geen zinnige toepassing voor. Ook standaard na upgrade naar Office 2013 zijn de velden [Gebruikersnaam], [Paginanummer] en [Datum afdruk] onderaan de pagina, dat duidelijk [Gebruikersnaam], [Paginanummer] en [Datum afdruk] blijft bij afdrukken.

Wil je graag deze velden bijgewerkt hebben tijdens het afdrukken, dan moet de veldnaam worden veranderd. Gelukkig kan dat eenvoudig via Afdrukopties > Pagina-instelling > Kop- en voettekst. Dan kunnen we ook meteen ‘x van y’ plaatsen.

• Klik op ‘Afdrukopties’ om het afdrukscherm te krijgen.

• Via ‘Pagina-instelling’ kan de stijl worden aangepast. Er kan zelfs een nieuwe stijl worden gemaakt. Je zou een stijl met andere marges of meerdere kolommen kunnen maken om compacter op landscape af te drukken, maar dat kan eenvoudiger door bij printer eigenschappen te kiezen voor afdrukken naar folder/ brochure (4 pagina’s per A4) in plaats van het – al standaard ingestelde (?) – duplex afdrukken.
• Wel een besparende optie in dit scherm is het in te stellen pagina’s dat afgedrukt moet worden. Hiermee kan je alleen die pagina’s ingeven (1, 3-5, 10) die je af gedrukt wilt hebben en kan je voorkomen dat op pagina 2 van 2 alleen de handtekening of disclaimer van de afzender staat.
• Wil je grip op wat wordt afgedrukt, zorg dan dat bijlagen niet automatisch erbij worden afgedrukt (niet aanvinken van die afdrukoptie).

Nog sneller om de standaard stijl te wijzigen is het dubbelklikken op ‘Stijl voor memo’ in het eerste (backstage) afdrukscherm. De 5 velden kunnen via het menuutje onder de blokken snel worden toegevoegd. Plaats dan [Page #] van [Total Pages] in plaats van [Paginanummer].

Paginanummer, aantal pagina’s, datum afdruk, tijd afdruk, gebruikersnaam.

Wil je een aangepaste versie van ‘Stijl voor memo’ (en alle andere aanwezige stijlen) voor iedereen gelijk hebben, dan kan je het sjabloon ‘OutlPrnt’ kopiëren en distribueren vanuit de Outlook Windows folder: %AppData%\Roaming\Microsoft\Outlook.