Microsoft Outlook en Mail2Folder

Meer dan automatisch opslaan van Outlook-e-mailberichten en bijlagen

Als u een Microsoft Outlook-gebruiker bent, weet u dat uw e-mail-client meer is dan een Postvak – het is het middelpunt van uw dagelijkse workflow. Outlook is voor het verzenden en ontvangen van berichten en belangrijke documenten en dient als een snel en handig archiefsysteem. Het bevat uw afspraken, belangrijke gebeurtenissen en uw taken.

E-mailberichten en de bijbehorende bijlagen zijn een belangrijke en omvangrijke bron van informatie, zij maken deel uit van het digitale geheugen van uw organisaties. Doordat de e-mailberichten meestal zijn opgeslagen in persoonlijke postvakken en mappen is de informatie persoonsgebonden en moeilijk te delen.

Onbedoeld kan Outlook Postvak IN of Verzonden Items vollopen met duizenden e-mails die zijn verwerkt of die nog staan te wachten of afhandeling. Het vinden van een e-mail met daarin de laatste communicatie, het bijhouden van de laatste versie van een bijgevoegd document of het samenwerken met collega’s resulteert in zoektijd en ergernis omdat in verschillende versies wordt samengewerkt. Tijdverspilling om dan weer fouten te herstellen.

Organisaties zoeken naar documentbeheer systemen voor het gestructureerd opslaan van documenten en het koppelen van de digitale communicatie. Omslachtige applicatie- en databasesoftware moet op de server worden geïnstalleerd, iedere gebruiker moet documenten voorzien van metadata en met de nodige klikken worden bestanden ‘ergens’ opgeslagen in een database. Microsoft heeft een online documentbeheer oplossing met SharePoint, maar zowel de snelheid of het beheer ervan is een uitdaging.

Bestanden kunnen goed worden opgeslagen in een gedeelde schijf of netwerkstation op een Microsoft-server of OneDrive. Uitgangspunt is een “goed gedefinieerde directorystructuur” met algemene bedrijfsregels. De bestanden zijn dan bereikbaar voor alle gebruikers met de juiste rechten. Wanneer gebruikers e-mailberichten handmatig opslaan bij deze Windows folders als MSG-bestand kunnen die e-mailberichten door medegebruikers in hun eigen Outlook worden geopend. Het handmatig opslaan kost echter veel tijd en vaak worden de verzonden berichten overgeslagen.

Mail2Folder voor Microsoft Outlook integreert uw e-mail naadloos met uw projecten of dossiers. Wanneer u project-gerelateerde correspondentie in Outlook ontvangt wordt de e-mail automatisch naar de juiste map in Outlook en Windows folder op de server gekopieerd. Zonder extra handeling.

Mail2Folder voor Microsoft Outlook geeft u het gemak van Outlook en Windows. Geen aparte portalen en websites. Met de invoegtoepassing kunt u verzonden en ontvangen e-mail en documenten beheren binnen Outlook en in de Windows folder, met behoud van de manier waarop u gewend bent te werken. Het is niet nodig continu te schakelen tussen het documentbeheersysteem en Outlook. Mail2Folder werkt met standaard Office, Outlook en Windows functionaliteit.

Altijd en overal beschikken over actuele informatie kan met een online werkplek. Ook daarin draait Mail2Folder. Outlook e-mails en bijlagen kunnen ook op de smartphone worden geraadpleegd. In Outlook en Windows zitten standaard krachtige zoekfunctionaliteiten. Met de standaard indexeringsmogelijkheden kunnen e-mails en documenten op inhoud worden gevonden.

Mail2Folder werkt voor alle bedrijfstakken, zowel dienstverleners met vele klanten en dossiers (advocaten, makelaars, administratiekantoren, adviesbureaus), als productiebedrijven met vele projecten (productfabrikanten en bouwbedrijven). Mail2Folder valt binnen het vertrouwenscentrum van Outlook met de controle op een actuele virusbeveiliging.

De herkenbare interface en de eenvoud in gebruik resulteert in een hoge gebruikersacceptatie en succesvolle implementatie van Mail2Folder.

Enkele voordelen van Mail2Folder voor Microsoft Outlook:

• Automatisch back-uppen, opslaan en archiveren van Outlook-e-mailberichten naar harde schijf, netwerkstation, SharePoint, of cloudsync-services, zoals Dropbox, OneDrive en GoogleDrive
• Automatisch archiveren van uw e-mails per project, client of vrijwel elke gewenste structuur
• Deel e-mails en bijlagen met collega’s, rechtstreeks vanuit de gedeelde netwerklocatie.
• Gebruik uw bestaande tools en infrastructuur voor zoeken, back-up en toegangscontrole
• Bewaar Outlook e-mailberichten, inclusief bijlagen, als afzonderlijke bestanden
• Verwerk e-mailberichten in een persoonlijke of gedelegeerde mailbox, in PST-bestanden, of publieke mappen
• Organiseer berichten in Windows folders voor makkelijke toegang, delen en archiveren
• Bewaar e-mailberichten samen met andere gerelateerde documenten
• Bewaar e-mailberichten voor wettelijke naleving
• Zoek op de inhoud van opgeslagen berichten en bijlagen met Windows zoekopdracht. Windows Search indexeert MSG-bestanden en bijlage inhoud zonder 3rd party tools.
• Gebruik van de standaard Windows folder functionaliteit. Toegankelijk en zonder meer passend in de bestaande back-up-strategie. Géén black-box database.
• Navigeer intuïtief met één klik direct naar de juiste klant- of projectenfolder in Windows vanuit het e-mailbericht of vanuit de Outlook mappen
• Snelle functies als het hernoemen en opslaan van (scan)bijlagen in de juiste klant- of projectenfolder in Windows of het openen van de Windows folder, direct onder de rechtermuisknop en in het lint
• ‘Drag and Drop’ e-mails zonder kenmerk slepen in Outlook naar de juiste klant- of projectmap waardoor er tegelijkertijd een kopie gaat naar de Windows folder.
• Mail2Folder slaat het Outlook bericht op basis van het klant- of projectkenmerk in het onderwerp met een unieke bestandsnaam op. Standaard wordt de bestandsnaam gebaseerd op ontvangst- of verzend datum/tijd en het onderwerp. Er hoeven geen extra kenmerken of metadata handmatig te worden toegevoegd.
• Met de standaard Outlook en Windows indexeringsmogelijkheden kunnen e-mail en bestanden snel worden gevonden. Snel zoeken, filteren en het voorbeeldvenster voor een preview van documenten en bijlagen zijn ook al standaard in zowel de Windows verkenner als in Outlook.
• Mail2Folder slaat Outlook berichten in Windows automatisch op als *.MSG bestanden in de klant- of projecten(sub)folder. Opgeslagen e-mailberichten worden gearchiveerd en getoond zoals deze zijn opgeslagen, inclusief de bijlagen. Bijlagen worden daarnaast automatisch opgeslagen in hun oorspronkelijk format in een op te geven subfolder binnen de klant- of projectenfolder. Hierdoor blijft de gegevensintegriteit van de e-mails behouden.
• Fysieke documenten kunnen met een scan2email functie van de all-in-one of multifunctional kopieermachine gescand worden naar e-mail. Vaak is dit zonder onderwerp of zinnige naamgeving aan het document. De (gescande) bijlage uit de ontvangen e-mail kan met één klik met de gewenste naamgeving worden opgeslagen in de juiste klant- of projectenfolder.
• Onverhoopt verwijderde e-mail in de Windows folder kan eventueel volgens de bestaande back-up procedure worden teruggezet. De originele e-mail blijft altijd opgeslagen in de Outlook klant- of projectmappen.
• Waarschuwing voor als er meerdere Aan of CC ontvangers zijn of als er een bijlage in de e-mail wordt verwacht, maar deze ontbreekt
• Gebruik je in Outlook categorieën om je e-mail te beheren? Nieuwe e-mailberichten kunnen bij ontvangst automatisch worden gecategoriseerd. Zonder muisklik.
• Wanneer een gebruiker in Outlook offline is of wanneer op een andere manier geen contact kan worden gemaakt met de Windows server wordt Mail2Folder tijdelijk gepauzeerd en zodra er weer verbinding is worden e-mailberichten met kenmerk weer verwerkt.
• Toegang tot documenten is afhankelijk van de bestaande rechten op de Windows server van de gebruiker. Voor Mail2Folder hoeven geen aparte rechten beheert te worden.
• Eenvoudig installatieprogramma voor individuele gebruikers of voor centrale uitrol door externe IT-bedrijven. Instellingen kunnen per gebruiker worden aangepast.

U kunt alle bovenstaande voordelen behalen zonder een complexe en dure server-gebaseerde oplossing aan te schaffen. Mail2Folder integreert direct met Outlook voor eenvoud en gebruiksgemak, maar biedt flexibiliteit en een aanpassingsniveau die nodig is per gebruiker.

Mail2Folder is al 5 jaar robuust en betrouwbaar in gebruik bij bedrijven uit verschillende branches. We weten wat er nodig is om een product naadloos in het bedrijfsproces te laten passen. We hebben veel aandacht en zorg voor het ontwikkelen van functies, het verbeteren van de bruikbaarheid en het optimaliseren van de prestaties.

Kijk ook eens bij:

Doc2Folder gebruikt u binnen de Office omgeving waar u dagelijks mee werkt. In Word slaat u simpel documenten in de juiste Windows folder op en vindt ze snel terug door de juiste folder rechtstreeks vanuit een Word-document te openen.

Met Bijlagen2Mail kunt u in bulk standaard én gepersonaliseerde bijlagen toevoegen aan gepersonaliseerde e-mailberichten met een gepersonaliseerd onderwerp. Handig voor bijvoorbeeld een (nieuws)brief, facturen, vouchers, uitnodiging of aankondiging van een feestelijke activiteit.

Geïnteresseerd?

Wij vertellen u graag meer over onze succesverhalen!