Meerdere SMTP-servers voor verzenden vanuit Outlook?

Een simpele vraag, maar geen standaard functionaliteit voor een oplossing…

Eén van mijn klanten werkt flexibel op meerdere vaste locaties met dezelfde laptop. Daarop staat Outlook 2007/2010/2013/2016 geinstalleerd met verschillende e-mail accounts. Om te kunnen mailen wordt draadloze verbinding gemaakt met de locatiespecifieke router. Alle locaties hebben een andere internet provider. Elke provider heeft zijn eigen server voor uitgaande mail (SMTP-server). Dit komt omdat veel (glasvezel, adsl, kabel) providers het niet toestaan om via externe mailservers mail te versturen, als maatregel tegen ongewenste e-mail vanuit hun netwerk. Als uitgaande mailserver staat de SMTP server van de internet provider waarmee je ‘online bent’ op dat moment.

Dat betekent dat voor elke locatie een eigen SMTP-server ingesteld moet worden. Het probleem is dat outlook per account maar één SMTP server instelling heeft, en dat daardoor niet vanaf elke locatie gemaild kan worden.

De volgende alternatieven zijn mogelijk:

1. Verschillende profiles in outlook; niet wenselijk, want dit zijn volledig gescheiden accounts. Als mail bij één profile binnenkomt, dan is dit niet bij de ander te zien, tenzij een gedeelde outlook gegevensbestand (.pst).
2. Per SMTP server een account opzetten; bij het versturen van mail moet in de gaten worden gehouden vanuit welk account verzonden moet gaan worden; locatie 1, locatie 2 terwijl de account naam gelijk moet zijn.
3. Gmail SMTP server gebruiken. In dat geval wordt echter als afzender het gmail account getoond en dat is niet wenselijk.
4. Aanpassen van het IP-nummer voor de SMTP server, afhankelijk van de locatie, voordat e-mail wordt verzonden. Dit kan automatisch bij het opstarten van outlook, zonder SMTP servers te moeten wijzigen.

Voor een effectief e-mail proces is alternatief 4 de keuze.

Korte omschrijving van de oplossing.

Op internet staan vele pagina’s met de SMTP servers van de providers. Elke SMTP server heeft een uniek IP-nummer. Deze kan in het lokaal opgeslagen HOSTS-bestand geplaatst worden. Dit is sneller dan het raadplegen van de DNS-server van de internetprovider.

1. Vanuit uitvoeren\cmd\ping ‘smtp server’ kunnen de IP-nummers van de SMTP-servers worden achterhaalt die gebruikt worden voor de e-mailaccounts (bijvoorbeeld ping smtp.xmsnet.nl geeft 217.149.192.65).
2. In de directory %WinDir%\system32\drivers\etc op de computer staat het bestand ‘hosts’. Deze wordt voor e-mail verzenden gebruikt. Maak hiervan een kopie naar je bureaublad en vul hier de gevonden IP adressen in, gevolgd door een kenmerk (bijvoorbeeld ‘smtpmail’) en eventueel aangevuld met de beschrijving van de provider (bijvoorbeeld 217.149.192.65 smtpmail #smtp.xmsnet.nl).
3. Maak vervolgens een kopie per locatie (bijvoorbeeld hosts.locatie1, hosts.locatie2) en comment met # de overige adressen uit. Plaats deze bestanden in de directory van het hosts bestand.
4. Vul bij de SMTP-server in Outlook bij alle e-mail accounts het hiervoor bepaalde kenmerk; smtpmail.
5. Maak nu een .bat bestand per locatie aan dat het locatie specifieke hosts bestand kopieert naar het originele hosts bestand in c:\windows\system32\drivers\etc. De code ziet er dan zo uit in het locatie1 .bat-bestand:
   cd c:\windows\system32\drivers\etc\
   copy hosts.locatie1 hosts
   Plaats ook deze bestanden in de directory van het hosts bestand.
6. Het .bat bestand kan worden aangevuld met;
   start “Outlook” “C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE”  /recycle
   • Voor Office 2013: “%ProgramFiles%\Microsoft Office 15\root\office15\OUTLOOK.EXE” /recycle
     Waar outlook staat kan worden gevonden in de eigenschappen van de standaard outlook snelkoppeling in het veld ‘Doel’.
7. Maak nu een snelkoppeling aan in de taakbalk of in het start menu en verwijder de standaard outlook snelkoppeling. In de eigenschappen van de snelkoppeling kan de naam en het icoon worden aangepast om te starten outlook daarmee locatie onderscheidend te maken.

Afhankelijk van de locatie kan nu Outlook worden gestart met de locatie specifieke snelkoppeling. Hierdoor wordt op de achtergrond de juiste instelling gedaan, waardoor zonder extra handelingen vanaf elke locatie vanuit hetzelfde e-mail account mail verzonden kan worden.

Worden e-mails opeens niet meer verstuurd terwijl het wel al maanden en jaren gewoon heeft gewerkt? Dan is zeer waarschijnlijk het IP-adres van de SMTP-server gewijzigd. Doe een ping naar de SMTP-server en controleer of het IP-adres overeenkomt met het IP-adres in het hosts-bestand. Kopieer vervolgens het juiste hosts bestand naar het bureaublad, verander het IP-adres en verplaats het bestand weer naar %WinDir%\system32\drivers\etc.

Werkt voor Windows XP, VISTA, 7, 8.1, 10 met Outlook 2003, 2007, 2010, 2013