Mail2Folder – Persoonlijke documenten en e-mail vanuit contactpersonen

Mail2Folder is uitgebreid. Vanuit Contactpersonen kunnen nu ook persoonlijke e-mails en documenten worden gemaakt op basis van Word briefsjablonen.

De stappen in het kort

  • Maak standaard Word briefsjablonen (.dotx) met daarin standaard brief- of e-mailtekst. Gebruik velden uit de contactgegevens voor het personaliseren van de tekst
  • Selecteer in Outlook de contactpersonen waar aan een e-mail of brief gestuurd moet worden
  • Kies de juiste optie met de rechtermuisknop:
    • Bij het selecteren van één contactpersoon wordt het gepersonaliseerde document of e-mail opgesteld en geopend
      Lint
  • Bij het selecteren van meerdere contactpersonen worden de gepersonaliseerde documenten als PDF opgeslagen in een subfolder (datum yyyyMMdd) op het bureaublad, of worden de PDF-documenten als bijlage aan de gepersonaliseerde e-mailberichten toegevoegd en worden de e-mailberichten opgeslagen in de conceptenmap in Outlook.

Lint

De stappen in detail

Het opstellen van een briefsjabloon

De standaard brieven in de organisatie kunnen worden omgezet in documentsjablonen, door deze op te slaan als Word template (*.dotx).

De locatie voor de sjablonen kan worden ingesteld via de Word opties, Bestand\Opties\Opslaan en dan het veld “Default personal templates location”, bijvoorbeeld een gedeelde netwerk locatie.

Default personal templates location

Voeg aan de standaard tekst in het documentsjabloon één of meer variabele velden uit de contactpersonen toe. Gebruik hiervoor de optie Invoegen\Snelle onderdelen\Velden (of Alt+I>F).

De veldnaam is DOCVARIABLE (of MERGEFIELD) en in het nieuwe-naam veld kunnen onderstaande velden gebruikt worden, bijvoorbeeld “First_Name” voor de voornaam { DOCVARIABLE First_Name \* MERGEFORMAT }. Dit worden speciale grijze velden met accoladen { } die niet als karakters kunnen worden getypt. Dit veld kan ook gemaakt worden door “DOCVARIABLE Last_Name” te typen en te selecteren gevolgd door Ctrl+F9. De velden kunnen zichtbaar worden met Alt+F9. Er kan dan ook gebruik worden gemaakt van IF THEN statements, bijvoorbeeld voor de aanhef:

DOCVARIABLE GenderEen speciaal veld is het veld CaseNumber. Dit veld kan gebruikt worden voor het “Kenmerk”, dat in Mail2Folder gebruikt wordt voor klant-, project of dossiernummer. Het kenmerk wordt dan gehaald uit het Notitie veld van de contactpersoon.

DOCVARIABLE CaseNumberDe bestandsnaam van opgeslagen PDF-documenten, in de subfolder op het bureaublad of als bijlage in de e-mail, wordt gevormd door de tekst uit het veld ‘Comments’ in de documenteigenschappen van het documentsjabloon, aangevuld met het eerste e-mailadres van de contactpersoon.

Het onderwerp van de e-mailberichten wordt gevormd door de tekst uit het veld ‘Title’ in de documenteigenschappen van het documentsjabloon, aangevuld met het kenmerk uit de Notities.

Beide velden zijn eenvoudig in het documentsjabloon te wijzigen via Bestand\Info in het open Word-document, of rechtermuisknop ‘Eigenschappen’ op het bestand in de Windows verkenner.

Het maken van de gepersonaliseerde brieven of e-mail vanuit contactpersonen

Selecteer in Outlook één of meerdere contactpersonen. Dit kan met Ctrl + selecteren.

Eén of meerdere contactpersonen met Ctrl + selecteren

Rechtermuisklik voor het optiemenu. Selecteer één van de bovenstaande opties.

  • Document opstellen vanuit contact(en)
  • Pdf-documenten vanuit contacten
  • Mail opstellen vanuit contact(en)
  • Mails met pdf-bijlage vanuit contacten

NB. Wanneer tussen de contactpersonen een distributielijst staat, dan worden deze opties niet getoond. Deselecteer de distributielijst(en) met Ctrl+klik.

Een dialoogvenster verschijnt met de vraag het documentsjabloon te selecteren uit de standaard documentsjablonen in de sjablonen locatie. Bij de optie “Mails met pdf-bijlage vanuit contacten” wordt aanvullend gevraagd om het e-mailsjabloon te selecteren. Dit kan hetzelfde document zijn, maar ook een andere tekst, die verwijst naar de brief die als bijlage in de e-mail zit.

Een voortgangsindicator geeft aan wanneer alle contactpersonen zijn verwerkt.

Voortgang verwerking

Het Word-document wordt geopend, of de PDF-documenten worden opgeslagen in een subfolder op het bureaublad. Het e-mailbericht wordt geopend, of meerdere e-mailberichten worden opgeslagen in de conceptenmap in Outlook.

De e-mailberichten in de conceptenmap in Outlook. Deze kunnen vervolgens gecontroleerd worden en/of in één keer verstuurd met de Mail2Folder button ‘Direct versturen’.

Concept e-mails

Een voorbeeld van een gepersonaliseerd e-mailbericht met onderwerp en bijlage:

Gepersonaliseerd e-mailbericht met onderwerp en bijlage

Een voorbeeld van een gepersonaliseerd Word-document of PDF-bijlage:

Gepersonaliseerd Word-document of PDF-bijlage

Standaard optie ‘Mail Merge Contacts’ in Outlook Contactpersonen, groep Acties

Standaard heeft Microsoft ook een optie voor het maken van één mailmerge document of e-mailberichten. Dit is een mooie optie met enkele beperkingen.

  • Bij deze optie opent een mailmerge documentsjabloon met als gegevenslijst de informatie uit de contactpersonen. Er moeten dan vervolgens in het geopende sjabloon de standaard Word mailmerge stappen worden gevolgd.
  • De uitvoer kan niet automatisch als aparte PDF-documenten worden opgeslagen, maar komt voor elke brief in één groot mailmerge uitvoer bestand.
  • Er kunnen geen gepersonaliseerde bijlagen aan de mailmerge e-mail worden toegevoegd. Het onderwerp kan niet worden aangevuld met het kenmerk (project-, klant-, of dossiernummer).
  • Mailmerge naar e-mail wordt direct verstuurd vanuit Postvak UIT.

Standaard optie ‘Mail Merge Contacts’ in Outlook Contactpersonen

Is de wens om zelfs meerdere standaard en gepersonaliseerde bijlagen aan gepersonaliseerde e-mailberichten toe te voegen met een gepersonaliseerd onderwerp? Kijk dan naar de Add-in “Bijlagen2Mail”.

Gebruik de volgende velden vanuit contactpersonen in het documentsjabloon:

  • Account
  • Anniversary
  • Assistants_Name
  • Assistants_Phone
  • Billing_lnformation
  • Birthday
  • Notes
  • Business_Phone_2
  • Business_Address
  • Business_Address_City
  • Business_Address_CountryRegion
  • Business_Address_Postal_Code
  • Business_Address_PO_Box
  • Business_Address_State
  • Business_Address_Street
  • Business_Fax
  • Business_Home_Page
  • Business_Phone
  • Car_Phone
  • Children
  • Company
  • Company_Main_Phone
  • Department
  • Email
  • Email_Address_Type
  • Email_Display_As
  • Email_2
  • Email2_Address_Type
  • Email2_Display_As
  • Email_3
  • Email3_Address_Type
  • Email3_Display_As
  • First_Name
  • Full_Name
  • Gender
  • Hobbies
  • Home_Phone_2
  • Home_Address
  • Home_Address_City
  • Home_Address_CountryRegion
  • Home_Address_Postal_Code
  • Home_Address_PO_Box
  • Home_Address_State
  • Home_Address_Street
  • Home_Fax
  • Home_Phone
  • IM_Address
  • InitiaIs
  • Job_Title
  • Language
  • Last_Name
  • Mailing_Address
  • Managers_Name
  • Middle_Name
  • Mileage
  • Mobile_Phone
  • Nickname
  • Other_Address
  • Other_Address_City
  • Other_Address_CountryRegion
  • Other_Address_Postal_Code
  • Other_Address_PO_Box
  • Other_Address_State
  • Other_Address_Street
  • Other_Fax
  • Other_Phone
  • Pager
  • Personal_Home_Page
  • Primary_Phone
  • Radio_Phone
  • SpousePartner
  • Subject
  • Suffix
  • Title
  • User_Field_1
  • User_Field_2
  • User_Field_3
  • User_Field_4
  • Web_Page
Dit bericht is geplaatst in Artikelen. Bookmark de permalink.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.