E-mailbericht levering enkele minuten uitstellen door ‘Regels’

Een krachtige oplossing is om gebruik te maken van de standaard Outlook functionaliteit ‘Regels’. Hierin kunt u met behulp van de regels de bezorging van alle berichten uitstellen, door de berichten gedurende een bepaalde tijd in het Postvak UIT te laten staan nadat u op bericht Verzenden hebt geklikt. Bijvoorbeeld 3 minuten is voldoende om net het moment van bewustwording (‘Oeps’) en herstel te benutten.

Niet alle e-mailberichten behoeven een vertraging te krijgen. Door het e-mailbericht een kenmerk te geven, bijvoorbeeld het urgentieniveau, een specifieke kleurcategorie of een bepaalde gevoeligheid kan op basis van dit kenmerk een uitzondering worden gemaakt op de vertraging en direct worden verstuurd.

Het meest voor de hand liggend is de optie ‘Hoge urgentie’, omdat deze direct in de het e-mailbericht kan worden aangegeven. Met iets meer klikken kan ook de kleurcategorie of gevoeligheid worden aangegeven, maar deze staan dieper in de mailkenmerken verstopt. Ga hiervoor in het berichtvenster naar het tabblad Bericht en klik op het startpictogram voor het dialoogvenster Opties .

Wilt u de kleurcategorie ‘Direct versturen’ direct kunnen instellen bij het aanmaken van de e-mail, plaats dan het dialoogvenster via de volgende macro in het lint:

Public Sub CategoriesButton()
Dim Item As Outlook.MailItem
Set Item = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Item.ShowCategoriesDialog
End Sub

Selecteer deze macro vanuit het lint voor de optie ‘Direct versturen’.

In Regels instellen met ‘Regels en waarschuwingen beheren’ wordt deze optie verder beschreven.

• De Outlook instelling van Automatisch verzenden/ontvangen staat meestal op ‘direct verzenden’.
  
  Deze kunt u uitzetten, maar dan moet voor verzenden elke keer handmatig de knop ‘Verzenden/ontvangen’ (of F9) worden aangeklikt.
• U kunt ook het ‘Onderwerp’ veld leeglaten, totdat het e-mailbericht en alle ontvangers goed zijn ingegeven. Per ongeluk voorbarig verzenden geeft dan de standaard controle vraag ‘Do you want to send this message without a subject?’. Met ‘Don’t Send’ heeft u nog de optie om de mail aan te passen.
  
  Deze oplossing werkt alleen bij nieuwe berichten en niet bij antwoord op binnengekomen berichten.

Regels instellen met ‘Regels en waarschuwingen beheren’

Een regel is een actie die in Microsoft Outlook voor binnenkomende of uitgaande berichten automatisch wordt uitgevoerd op basis van voorwaarden die u hebt opgegeven.
Klik met de Rechtermuisknop op een e-mailbericht in Postvak IN. Selecteer Regels\ Regels en waarschuwingen beheren.

• Selecteer ‘Berichten controleren na het verzenden’ (‘Apply rule on messages I send’.).
• Selecteer ‘Volgende/Volgende/Ja (bij ‘This rule will be applied to every message you send. Is this correct?’).
• U komt dan in dit scherm:
  
  Stel hier het aantal minuten in, bijvoorbeeld 3 of 5 minuten.
• Selecteer ‘Volgende’. U komt dan in het volgende scherm:
  
  U kunt hier één of meerdere uitzonderingen opgeven; urgentie hoog en/of kleurcategorie ‘Direct verzenden’. Deze kleurcategorieën kunnen zelf ingesteld worden.
  
• Selecteer ‘Volgende’. Geef de Regel een naam en maak deze actief.
  
• Selecteer ‘Voltooien;
  

In de opties van het e-mailbericht wordt nu automatisch de leveringsoptie ‘Do not deliver before’ gevuld met het opgegeven aantal minuten vanaf moment van verzenden.
Het e-mailbericht kan niet direct worden verzonden, ook niet als deze optie wordt uitgevinkt, aangezien bij de actieve regel  ‘Voorkomen van Oeps moment’, deze regel weer wordt toegepast en er dus weer een nieuwe ‘Do not deliver before’ tijd wordt geplaatst.

Wilt u het e-mailbericht dat in Postvak UIT staat zonder urgentie toch sneller versturen dan het ingestelde aantal minuten? Ga dan in het dialoogvenster van het e-mailbericht naar Options, klik op Delay Delivery en vink daar “Do Not deliver before” uit en selecteer de kleurcategorie ‘Direct versturen’.