Denk na over je e-mail onderwerp!

image1Bij een Microsoft Office training gericht op Word 2013 blijkt dat “Het bijgaande wordt u zonder begeleidende brief aangeboden”, inclusief bijbehorende envelop en postzegel, nog te vaak voorkomt én dat het ‘zbs-je’, ‘With compliments’ of  ‘Met vriendelijke groet’ ook voorkomt bij e-mailberichten. In beide gevallen verspilling, dat we met LEAN werken willen voorkomen. En dat kan!

Gebruik de onderstaande 9 tips voor effectief e-mailen. Waaraan moet een goed e-mail onderwerp voldoen om je doel te bereiken?

12

Zonder begeleidend schrijven is toch een begeleidend schrijven? Er zijn legio voorbeelden, brieven en kaarten te koop van ‘Zonder begeleidend schrijven’. Wat een grap! Wil je met een kruisje ‘retour met dank voor inzage’ of ‘met verzoek om advies’ een document of onderdeel (terug)sturen? Doe dit dan ook met een persoonlijk krabbeltje of uitleg van de situatie.

Ik kan geen goede reden verzinnen voor zo’n overbodig kaartje als ‘Zonder begeleidend schrijven’ met daarop aangekruist ‘op verzoek’, ‘ter kennisneming’ of ‘volgens afspraak’. Ja, ‘op verzoek’, dat lijkt me logisch. Ik heb immers gevraagd om deze informatie en weet dat ik dit ga ontvangen, anders is het SPAM. Dan is er ook nog ‘ter doorzending’. Gebruik je dat wel eens? Stuur het dan in een keer naar het goede adres!

Ok, maar een document opsturen dan ‘ter goedkeuring / correctie’? Sorry, ook dat is echt niet meer van deze tijd. Stuur een e-mail met daarin het document als bijlage en laat dit corrigeren met ‘Wijzigingen bijhouden’ in Word. Sneller en goedkoper. Bedenk wel een doelgericht onderwerp in de e-mail, zoals “Graag goedkeuren vóór dinsdag 12okt – Aanvraag Office training”.

Waaraan moet een goed e-mail onderwerp voldoen?

Even nadenken over je e-mail onderwerp met het doel van het e-mailbericht voor ogen, maakt de afhandeling makkelijker, de reactietijd korter en het terugzoeken efficiënter. Wanneer de ontvanger in Postvak-IN de e-mail ontvangt, wordt over het algemeen vluchtig van het scherm gelezen en is de onderwerp-regel het eerste wat wordt gezien.

Een van de uitgangspunten van Getting Things Done (GTD) is om alle binnenkomende post eenmaal te zien en te verwerken. De eerste aandacht is het e-mail onderwerp, dan de inhoud. Simpel gezegd: Een e-mail open je eenmaal vanuit de Postvak IN lijst (of selecteer je voor lezen in het leesvenster) en je beslist dan wat je er mee doet: verwijderen, nu actie ondernemen (afhandeling in twee minuten, zoals informatie lezen of kort beantwoorden), vandaag actie ondernemen, inplannen in de agenda, doorsturen of bewaren. Zet daarom in de onderwerp-regel wat je van de ontvanger verwacht en wanneer, zodat deze verwerking minder tijd kost.

Zorg dat het e-mail onderwerp een heldere, beknopte omschrijving geeft van de inhoud van het e-mailbericht. Maak de inhoud van de e-mail bondig en geef de tekst een heldere opbouw met in de eerste alinea de kernmededeling en de context van het bericht. Daarna volgt de uitwerking, beperkt tot max. 2-3 alinea’s met 5 à 6 regels per alinea met tussen de alinea’s een witregel.

Tip 1 – Benoem zo specifiek mogelijk

Geef weer wat je van de ontvanger verwacht. Voor de ontvanger gaat het classificeren van de inkomende e-mail sneller. Voor de afzender gaat het opvolgen van de verzonden e-mail sneller.

  • Vandaag (06nov) presentatie nieuwe Mail2Folder app – 16:30u @ kantoor
  • A.u.b. retourneren vóór vrijdag 14nov – evaluatie Office training
  • Ter info – uitkomst evaluatie Office training
  • Ter info – morgen (01mrt) niet parkeren op terrein ivm brandoefening (einde bericht)
  • Terugbellen voor morgenochtend 08:30u – Herman Janssen +31612345678
  • Uitnodiging afscheidsetentje Wim – aanmelden vóór 20 april
  • Kickoff sessie project ABC – jouw input nodig vóór dinsdagochtend
  • Offerte ‘Installatie Mail2Folder’ – graag uw reactie voor 21 juni
  • Digitale factuur voor geleverde diensten in oktober – Graag betalen vóór 20 november

Tip 2 – Maak onderscheid tussen actiegericht en informatief

Is de e-mail inhoud ter informatie of moet er in de tijd actie worden ondernomen? Als je je directe collega tot actie wilt aanzetten kun je die beter bellen of langslopen.

Tip 3 – Verander de onderwerp-regel aan het doel

Voorkom een lege onderwerp-regel. Outlook vraagt niet voor niets “Weet u zeker dat u deze e-mail zonder subject wilt versturen?”. Plaats geen tekst als ‘Vandaag’ of ‘Morgen’ in het onderwerp. Nu is je kans voor helderheid, en ‘Vandaag’ is ‘Morgen’ al weer anders. Begin het onderwerp niet met de eerste zin van uw e-mail om vervolgens over te gaan naar de inhoud. Het onderwerp is de essentie, de inhoud een overzichtelijke beschrijving.

Voorkom Hé, Hi of andere vage aanduidingen. ‘Hi’ is de meest voorkomende SPAM-tekst en garantie voor een plaatsing van de e-mail in de SPAM-filter. Voorkom de meest voorkomende e-mailergernis FW: FW: Re: Re: Re:. Verwijder deze vervuiling. Gebruik geen oud mailbericht voor een nieuw onderwerp. Doe je dit toch, zie weer Tip 3. Als je met een antwoord op een e-mail reageert, laat het onderwerp dan in principe ongewijzigd.

Tip 4 – Formuleer de inhoud van de e-mail bondig

Korte tekst is makkelijker te verwerken. Neem grote(re) teksten op in een (standaard)document met de juiste opmaak.

Tip 5 – Benut de ‘Van’-regel met een duidelijke afzender naam

Staat de naam van de afzender goed ingesteld in de ‘POP en IMAP Account instellingen’ of in het adresboek van de Exchange gebruiker? Bij Office365 is dit de Weergavenaam in ‘mijn account’.

Tip 6 – Behandel één onderwerp per e-mail

Ontvangers kunnen dan per onderwerp de e-mail classificeren en afhandelen. Behandel je meer onderwerpen per e-mail, nummer de onderwerpen dan.

Tip 7 – Standaardiseer

De ontvanger krijgt zijn e-mail in Postvak IN. Vandaar uit kunnen ‘regels’ bij een standaard kenmerk dit automatisch afhandelen. Bijvoorbeeld bij het opnemen van het klantnummer kan de e-mail verplaatst worden naar de Archiefmap van die klant. Je kunt mail verplaatsen van Acties naar een Actiemap op basis van regels, je kunt er ook voor kiezen de e-mail te prioriteren met kleuren van de lijstregels.

Bij het opnemen van “Opvolgen:” kan de verzonden e-mail direct naar de ‘Wachten op’-map. De map ‘Wachten op’ is hét overzicht van e-mails waar je nog een reactie op verwacht.

Tip 8 – Schrijf altijd een begeleidende tekst bij een bijlage

Leg in de begeleidende tekst uit wat het doel is van de bijlage en wat je van de ontvanger verwacht. Heb je meerdere bijlagen? Nummer dan de bijlage omschrijving en verwijs daar naar in de tekst. Bijvoorbeeld “Bijgevoegd (*1) het presentatievoorstel van de nieuwe website. Zou je jouw opmerkingen voor morgen 13:00 uur kunnen terugsturen?”. Zorg ook voor een goede bestandsnaam van de bijlage.

Tip 9 – Mail2Folder

Mail2Folder

Wil je dagelijks een uur e-mail opruimen besparen? Wil je zowel jouw verzonden e-mail berichten als je ontvangen e-mail berichten automatisch organiseren in de juiste Outlook map én in de juiste Windows folder op de server? Check dan Mail2Folder. Een uitgebreide applicatie die op de achtergrond direct controleert, archiveert, en ‘Wachten op” agendeert op de juiste Follow-up datum.

Dit bericht is geplaatst in Artikelen, Outlook oplossing met de tags , , , , . Bookmark de permalink.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *