Digitalisering van de rechterlijke macht; stap voor stap digitaal

Zie hier het wetsvoorstel van de digitalisering van de rechterlijke macht op één A4. Welke mogelijkheden geeft dit voor uw kantoor?

Cliënten veranderen, de technologie verandert, juridische vraagstukken veranderen en de omvang van dataproductie verandert (Presentatie, Richard Susskind). Burgers leggen in de toekomst hun probleem voor aan de computer die hen vervolgens een advies geeft. Bedrijven wisselen hun ervaringen uit en bundelen hun krachten om samen juridische diensten in te kopen. De macht verschuift van advocaat naar cliënt.

Geen tijd om achterover te zitten. Het betekent dat advocatenkantoren actief moeten zoeken naar een ander business model, naar praktische samenwerkingsverbanden en handig gebruik moeten maken van de beschikbare technologie. Standaardwerk bijvoorbeeld zou zo goedkoop mogelijk – online – aangeboden moeten worden tegen vaste prijsafspraken en binnen een overzichtelijke scope. Maatwerk moet zo efficiënt en de voortgang zo inzichtelijk mogelijk worden. De doorlooptijd van het advieswerk en van de rechtspraak kan korter.

Verspillingen moeten uit het bedrijfsproces en het kostenbewustzijn moet omhoog!

De eerste landelijke stappen worden gezet met de Digitalisering van de rechterlijke macht vanuit het programma Kwaliteit En Innovatie (KEI) dat als doel heeft rechtspraak toegankelijker, sneller en begrijpelijker te maken door middel van digitalisering van de gerechtelijke procedures. Vanaf halverwege 2015 moeten stapsgewijs bestuursrechtelijke en civiele procedures digitaal verlopen. Er komt een basisprocedure die bestaat uit nog maar één schriftelijke ronde, één mondelinge behandeling bij de rechter en daarna de (indien mogelijk meteen mondeling) uitspraak.

Aan de basis van het werken met digitale dossiers – door deurwaarders, advocaten en bestuursorganen – en het elektronisch kunnen toesturen en ontvangen van stukken via webportalen ligt het onderliggende systeem IRIS (Integraal Rechtspraak InformatieSysteem) dat door de rechtspraakautomatiseerder Spir-it wordt aangepast om deze specifieke bedrijfsprocessen te kunnen ondersteunen.

Het eerste KEI-conceptwetsvoorstel is sinds 24 oktober via internetconsultatie aan de betrokken partijen voorgelegd. De internetconsultatie is op 20 december 2013 gesloten. In totaal zijn 19 reacties op deze consultatie openbaar. In het voorjaar van 2014 worden mogelijk nog twee andere conceptwetsvoorstellen in consultatie gegeven.

Het KEI-conceptwetsvoorstel bestaat uit 72 pagina’s. Deze heb ik in één overzicht geplaatst.

Digitalisering van de rechterlijke macht, vereenvoudiging en digitalisering procesrecht, overzicht.

De eerste stappen die u kunt nemen in uw eigen organisatie

De eerste stappen die u kunt nemen in uw eigen organisatie is het overgaan naar een digitale werkwijze die aansluit op de digitalisering van de rechtbank:

• Maak de werkwijze inzichtelijk en bepaal de (kosten van de) waarde toevoegende activiteiten.
• Bepaal wat digitaal kan en wat nog op papier noodzakelijk is. Het hebben van papieren stukken in een dossier kan in besprekingen en zittingen sneller zijn dan alles blindelings digitaal te voeren. Voorkom echter blindelings afdrukken van alle mailberichten en documenten.
• Maak eenduidige afspraken over de naamgeving van de bestanden en de mappenstructuur.
• Begin binnenkomende post en nieuwe dossiers te digitaliseren.
• Vergeet de fax en verstuur declaraties met de e-mail in een beveiligde pdf-document.
• Bepaal de niet-waarde toevoegende activiteiten en focus op het echte werk. Zoeken naar dossier informatie is één van de meest voorkomende verspillingen binnen de advocatuur.
• Beheer e-mailberichten en bijlagen in het dossier, zodat waarneming en samenwerken altijd uitgaat van één centrale plaats waar de laatste informatie beschikbaar is.
• Leg duidelijk per dossier de voortgang, taken en termijnen vast, zodanig dat deze inzichtelijk is voor zowel (declaraties naar) de cliënt als collega’s.

Aanvullende informatie

Wetsvoorstel vereenvoudiging en digitalisering procesrecht – Rijksoverheid, Ministerie van Veiligheid en Justitie (PDF)
Memorie van Toelichting vereenvoudiging en digitalisering procesrecht – Rijksoverheid, Ministerie van Veiligheid en Justitie
Advies Voorstel tot wijziging van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering Algemene wet bestuursrecht – Raad voor de rechtspraak (PDF)