Contactpersonen exporteren uit Outlook naar Excel

Vraag: Ik wil een adressenlijst of overzicht van contactpersonen uit Outlook Contactpersonen in Excel

Voor een adressenlijst of overzicht van klanten in Excel wil een organisatie vanuit verschillende Outlook accounts alle gebruikte contactpersonen bij elkaar in Excel hebben staan.

De standaard functionaliteit voor het exporteren van contacten uit Outlook lijkt hiervoor een prachtige functionaliteit.

Standaard Outlook werkwijze: Kopiëren naar CSV-bestand

Vanuit Outlook\Bestand, Openen en exporteren > Importeren/exporteren “Exporteren naar een bestand” kan een ‘Door komma’s gescheiden waarden’ bestand worden gemaakt van de Contactpersonen folder.

Alternatief is om de Contactpersonen in Outlook in een Lijst weergave te zetten, de kolommen te verwijderen door de kolomkop te selecteren en uit de kolommen te slepen, te verplaatsen of kolommen toe te voegen met de Veldkiezer, eventueel de Contacten te filteren en vervolgens de getoonde contactregels te selecteren, kopiëren en plakken in een geopend Excel-bestand.

Wanneer je in beide gevallen vervolgens de data in het CSV-bestand wilt bewerken blijkt helaas dat de gegevens uit eenzelfde veld in Outlook (bijv. naam of adres) voor sommige Contacten over meerdere kolommen in Excel zijn verspreid, met als gevolg dat je niet eenvoudig kolommen en regels kunt bewerken, samenvoegen of filteren.

Conclusie

De exportfunctie in Outlook – in de lokale Office-suite of de online Office 365 – werkt niet, zonder de gegevens in Excel omslachtig met de hand bij te werken.

Wat werkt wel? Oplossing

Wat kunnen we doen om een lijst van contactpersonen vanuit Outlook te krijgen? We nemen Excel als uitgangspunt en roepen van daar uit Outlook aan (via de VBA macro functionaliteit)! Klinkt moeilijk, maar is heel eenvoudig.
1) Kopieer de VBA-code via Alt F11 in de VBA-module van het Excel-bestand; Noem het ‘Import’
2) Maak een button of vakje, noem deze bijv. ‘Importeer contacten uit Outlook’ en wijs aan deze knop de Macro ‘Import’ toe.
Dat ziet er dan als volgt uit.

Klik in het Excelbestand met de macro op de button ‘Importeer contacten uit Outlook’. Deze button roept de opgestelde en toegewezen macro aan.

In een dialoogvenster wordt gevraagd vanuit welke accountfolder in Outlook de Contactpersonen moeten worden geëxporteerd. Selecteer hier de gewenste folder waarin de contactpersonen staan.

De statusbalk in Excel geeft aan dat gegevens van alle contactpersonen in de geselecteerde folder worden geïmporteerd.

Na voltooiing verschijnt een venster.

In het Excel werkboek is nu een extra werkblad toegevoegd en staan alle contactpersonen in de regels met precies in de kolommen de gegevens uit Outlook velden:

  • Bedrijf / Privé persoon
  • Adres
  • Postcode
  • Plaats
  • Contactpersoon
  • E-mailadres (1)
  • Categorie

Toevoegen van aanvullende velden in de kolommen kan eenvoudig in de VBA macro.

Contactpersonen van aanvullende accounts of andere folders worden met de button ‘Importeer contacten uit Outlook’ naar aanvullende werkbladen geëxporteerd.

Alle contactgegevens staan nu perfect in de juiste kolom.

Veel werk? Nee hoor. Alleen eenmalig de eerste 100 regels VBA code opzetten… en daar helpt Microsoft zelf bij (zelfinzicht?) 😉

Link naar de Microsoft website met de algemene VBA- macrocode, welke u kunt aanpassen:
https://docs.microsoft.com/en-us/office/vba/excel/concepts/working-with-other-applications/import-outlook-contacts-to-a-worksheet

Tip

Geeft de Microsoft Visual Basic for Application macro de foutmelding ‘Compileerfout: Een door de gebruiker gedefinieerd gegevenstype is niet gedefinieerd’, dan moet in het Excel-bestand een verwijzing naar Outlook worden toegevoegd. Dit kan via het menu Extra\Verwijzingen en dan uit de beschikbare verwijzingen een vinkje te plaatsen voor Microsoft Outlook 1x.0 Object Library.

Excel - Menu Extra\Verwijzingen
Excel – Menu Extra\Verwijzingen
Excel VBA - Verwijzingen (References)
Excel VBA – Verwijzingen (References)

Nog makkelijker?

Uiteraard kan ik u al het werk uit handen nemen en tegen uurtarief een kant en klare op uw situatie toegepaste Excel klaarzetten waar u alleen nog maar op de button hoeft te klikken. Interesse? Laat het me weten via mail of telefoon.

Dit bericht is geplaatst in Artikelen. Bookmark de permalink.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *