In Outlook kunnen meerdere bestanden als bijlagen aan één e-mailbericht worden toegevoegd. Wanneer ik echter via een prachtig e-mailsjabloon een mailmerge in Microsoft Word heb gedaan, er dan honderden gepersonaliseerde e-mailberichten in Outlook klaar staan om te verzenden, en ik daar nog een of meerdere standaard óf gepersonaliseerde bijlagen aan wil toevoegen, dan is dat alleen mogelijk door elk e-mailbericht te openen, de bestanden toe te voegen en het e-mailbericht te verzenden. En deze stappen handmatig voor alle honderden berichten, per stuk. Dit is omslachtig en kost een hoop tijd.

Met de Outlook Add-in Bijlagen2Mail kunnen eenvoudig meerdere (standaard en/of gepersonaliseerde bijlagen aan meerdere e-mailberichten worden toegevoegd.

Bijlagen2Mail

Met de standaard mailmerge-functionaliteit in Word kunnen e-mailberichten gepersonaliseerd aangemaakt worden. Deze komen in Outlook in Postvak UIT te staan. Vervolgens kunnen (met Bijlagen2Mail) in één handeling aan de concept e-mailberichten één of meerdere standaard of gepersonaliseerde bijlagen worden toegevoegd, het e-mailonderwerp en afzender gepersonaliseerd worden. Daarna kunnen in één handeling de concept e-mailberichten worden verstuurd. Hieronder staan de te nemen stappen.

Stap 1 – Verzendvertraging instellen – Work Offline!

Om extra bestanden aan te versturen e-mailberichten toe te voegen, zorg vóór het uitvoeren van de mailmerge in Word (stap 2) eerst voor een regel die het verzenden uitstelt met een aantal minuten (bijv. 15 minuten). Zie hiervoor de aanwijzingen op process-it.nu/outlook-voorkomen-van-het-oeps-moment.

Een andere manier is om Outlook tijdelijk in de Work Offline modus te plaatsen. E-mailberichten blijven dan onverzonden in Postvak UIT staan totdat Outlook weer online is en op verzenden is geklikt.

Stap 2 – Mailmerge e-mailberichten aanmaken

Maak een Mail Merge vanuit Word voor Outlook e-mail berichten.

Start met een nieuw of bestaand document als sjabloon, of gebruik het geopende document.

Selecteer vervolgens de Excel adressenlijst met het juiste werkblad met adressen in dit Excel document of gebruik adressen uit bestaande Outlook contacten.

Type vervolgens het e-mailbericht en gebruik de velden (kolommen met koppen) uit de Excellijst of Outlook contacten. Velden worden automatisch geplaatst tussen <<__>>, en hebben een grijze veldmarkering. Maak voor het toevoegen van gepersonaliseerde bijlagen of voor het wijzigen van het onderwerp aparte mailmerge velden met daarin de unieke gegevens en plaats dit onderaan het e-mailbericht. Bijvoorbeeld %Attach:<<Kantoor>>% en %Subject:Digitale factuur voor <<Kantoor>>%. Deze velden worden later gebruikt voor het aanpassen van het onderwerp en worden daarna weer verwijderd uit het e-mailbericht.

Wanneer de brief geschreven is, is de laatste stap het maken van de e-mailberichten. Selecteer dan het veld met e-mailadressen als ‘Aan’, geef een standaard onderwerp en klik op OK. E-mailberichten worden dan in Postvak UIT geplaatst en als er geen verzendvertraging is, dan worden deze berichten direct verzonden.

Omdat er een verzendvertraging is, of omdat Outlook in de Offline modus staat, blijven de te verzenden e-mailberichten in Postvak UIT staan gedurende de opgegeven verzendvertraging of totdat er op verzenden wordt geklikt na het plaatsen van Outlook in de ‘Work Online’ modus.

Stap 3 – Standaard bijlage(n) toevoegen aan concept e-mailberichten

De standaard bijlagen kunnen nu worden toegevoegd aan de gereedstaande e-mailberichten. Selecteer de e-mailberichten waaraan een of meerdere bijlagen moeten worden toegevoegd.

Klik vervolgens op de optie ‘Bijlagen toevoegen’ in de Add-in “Bijlagen2Mail(s)” in het lint van Outlook.

Een dialoogscherm opent voor het selecteren van de bijlagen. Er kunnen meerdere bijlagen worden geselecteerd. Klik op Openen. De bijlagen worden nu aan de te verzenden e-mailberichten toegevoegd. Afhankelijk van het aantal berichten en bijlagen kan dit enkele seconden duren.

Stap 4 – Gepersonaliseerde bijlage(n) toevoegen aan concept e-mailberichten

De gepersonaliseerde bijlagen kunnen nu worden toegevoegd aan de gereedstaande e-mailberichten. Selecteer de e-mailberichten waaraan de gepersonaliseerde bijlagen moeten worden toegevoegd.

Klik vervolgens op de optie ‘Bijlagen toevoegen’ in de Add-in “Bijlagen2Mail(s)” in het lint van Outlook. Geef de folder waar de bestanden staan. De Add-In doorloopt nu alle bestanden in deze folder en in de subfolders op zoek naar bestanden met het opgegeven kenmerk %Attach:Uniek kenmerk%. Ook wordt het onderwerp aangepast met de waarde uit het veld %Subject:Digitale factuur voor Uniek kenmerk%. Beide velden worden weer verwijderd na het aanpassen van het onderwerp en het toevoegen van de bijlage(n).

Stap 5 – Concept e-mailberichten met bijlage(n) versturen

Klik op de optie ‘Concepten versturen’ in de Add-in “Bijlagen2Mail(s)” in het lint van Outlook. Concept e-mailberichten worden nu vanuit Concepten in Postvak UIT geplaatst en verzonden. Als de e-mailberichten al in Postvak UIT staan worden deze nu schuingedrukt met een SENT datum en verzonden.

Indien er gepersonaliseerde bijlagen per e-mailbericht moeten worden toegevoegd vanuit een e-mailsjabloon en met bijhouden van e-mailgroepen, dan zijn is de Excel Add-In benodigd vanuit het Excel adressenbestand. In dat geval word er vanuit Excel een mailmerge gedaan. In het van geval Bijlagen2Mail gaat het om bijlagen toevoegen aan de e-mailberichten na het uitvoeren van de standaard mailmerge vanuit Word.

Wilt u de Add-in Bijlagen2Mail aanschaffen? Stuur een e-mail via het contactformulier met de aanvraag. De eenmalige licentiekosten per (uniek) domein van Bijlagen2Mail zijn 220 euro, excl. BTW.

Wilt u meer informatie over gepersonaliseerde bijlage(n) aan gepersonaliseerde e-mailberichten toevoegen? Bekijk dan het artikel Post per e-mailbericht of neem contact op met Ralf Hanekamp.

Wilt u uw inkomende en uitgaande e-mail automatisch bij de juiste dossiers of projecten organiseren én op de server een kopie opnemen? Bekijk dan de Outlook Add-in Mail2Folder.