“Brieven per post versturen is toch niet meer van deze tijd?!”

Dat dacht een medewerker van een organisatie die wekelijks vele brieven verstuurde en gelukkig uitkwam bij Bijlagen2Mail. Ja, een kaartje of vrolijke noot per post op zijn tijd is natuurlijk prima, maar elke week betaalverzoeken, aankondigingen of herinneringen, vouchers of persoonlijke brieven in bulk mailing versturen?

Weg met het afdrukken van stapels brieven, dubbelvouwen, in enveloppen doen, dichtplakken, frankeren en posten.

Dat moet toch digitaal kunnen?

De medewerker bekeek of dit standaard in Microsoft Office zou gaan lukken. Met de samenvoegtoepassing in Word kan je wel ‘brieven met een persoonlijk tintje’ samenstellen om te verzenden naar een groep mensen, maar dan moet je alsnog afdrukken. Je kunt ook ‘e-mailberichten met een persoonlijk tintje’ samenstellen en versturen via Outlook, maar dan heb je nog geen persoonlijke bijlage aan het e-mailbericht.

De zoektocht ging online verder. Maar waar zoek je dan op? ‘Brieven digitaal’? Dan krijgt je ongeveer 2.990.000 resultaten vooral van de belastingdienst met ‘Ontvang uw post digitaal in de Berichtenbox’. ‘Brieven samenvoegen’ dan? Nee, 212.000 resultaten voor de standaard beschrijving van afdruk samenvoegen in Word. Zoeken op ‘Mailmerge met afzonderlijke bijlage’? Dan zie je bovenaan de resultaten juist de vraag hiernaar. Het tweede resultaat echter geeft daar meteen het antwoord op met de link naar Bijlagen2Mail.

Uiteindelijk met de kernwoorden ‘persoonlijke bijlagen in outlook’ of ‘mailing met persoonlijke bijlagen’ staat wederom de interessante link bovenaan de 132.000 resultaten naar ‘Voeg bijlagen toe aan e-mailberichten van Process-IT.nu met Bijlagen2Mail. Die beschrijving is veelbelovend!

Installatie en ingebruikname kinderspel

Even een e-mailtje versturen voor meer informatie. Direct een terugkoppeling met een uitgebreide omschrijving van de mogelijkheden. Even bellen ter controle; ja, dit sluit perfect aan op onze wens. En nu, hoe verder? Een proefversie van de Word add-in Merge2Files en Outlook add-in Bijlagen2Mail geïnstalleerd en met een korte ondersteuning voor de inrichting van het samenvoegsjabloon voor de persoonlijke brief (Merge2Files plaatst alle persoonlijke brieven als aparte pdf-bestanden in een folder) en het samenvoegsjabloon voor de persoonlijke e-mail (standaard aanmaken van de e-mailberichten, maar wel zo dat Bijlagen2Mail in Outlook eenvoudig de persoonlijke bijlagen aan het e-mailbericht kan toevoegen). Nadat de basis voor alle communicatie was ingericht, werd het opstellen van de brieven en versturen van de persoonlijke bijlagen kinderspel. Alle aandacht kan dan naar de juiste klantinformatie in het klantengegevensbestand. In no-time waren de 700 berichten met persoonlijke brief bij de klanten ontvangen.

De organisatie is blij. Er wordt geld bespaart op de kosten voor verzenden én tijd gewonnen bij zowel de postverwerking als het sneller ontvangen van de informatie door de klant. Zeker bij periodieke betaalverzoeken is dat natuurlijk gewenst!

Eén terugkoppeling naar mij was op z’n plaats. Ik had de organisatie nog meer tijd kunnen besparen als ze de mogelijkheden van Bijlagen2Mail eerder hadden geweten en makkelijker hadden kunnen vinden. Vandaar aan jullie lezers de vraag: vertel het voort. Wie weet kan je jouw klant blij maken met een besparing.

Wil je daarnaast tijd besparen met Outlook e-mail- en documentbeheer? Check Mail2Folder.nl. Dit is een Outlook add-in die inkomende en uitgaande e-mails direct in de juiste Outlookmap en in de Windowsfolder plaatst. Inzichtelijk en chronologisch bij vele projecten, dossiers of klanten.

Dit bericht is geplaatst in Artikelen, Outlook oplossing. Bookmark de permalink.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.