Automatisch aanvullen van e-mailadressen in To: Cc: Bcc: velden beheren

De Automatisch aanvullen lijst was een afzonderlijk NK2-bestand in Outlook 2003 en Outlook 2007. Vanaf Outlook 2010 staat het in het cache geheugen in het gegevensbestand én in een Stream_Autocomplete bestand. Adressen worden toegevoegd aan het cache geheugen wanneer u e-mailberichten verzend. Omdat het cache geheugen wordt opgeslagen in het gegevensbestand in de postbus, is de Automatisch aanvullen lijst altijd beschikbaar zodra u uw mailbox opent met Outlook, ongeacht op welke computer.

Met de functie Automatisch aanvullen worden suggesties weergegeven voor namen en e-mailadressen wanneer u deze typt. Deze suggesties komen uit een lijst met namen en e-mailadressen die automatisch zijn opgeslagen doordat er eerder een e-mailbericht naar is gestuurd.

Outlook biedt de mogelijkheid om alle namen uit de lijst voor automatisch aanvullen te verwijderen of om de functie Automatisch aanvullen uit te schakelen vanuit de ‘Outlook Mail Opties’.

U kunt de Automatisch aanvullen lijst wissen via Bestand, Opties, Mail. De optie voor het gebruik van de Automatisch aanvullen lijst en de knop voor het leegmaken hiervan (Outlook.exe /CleanAutoCompleteCache) staan in Berichten verzenden.

Auto-Complete List option


De Automatisch aanvullen lijst wissen verwijdert alleen de adressen die u ziet terwijl u in de aan, CC of BCC velden typt. Het verwijdert geen contactpersonen uit de Voorgestelde contactpersonen folder.

De Automatisch aanvullen lijst kan niet worden bekeken in Outlook. De adressen worden alleen getoond bij het typen van emailadressen in het Aan, CC, BCC veld. Daar kunt u ze ook verwijderen. Met de gratis NK2Edit van Nirsoft kan wel de volledige lijst worden bekeken: http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html.

Het Bcc veld tonen in het emailbericht

Als u in een e-mailbericht de naam van een geadresseerde in het vak Bcc typt, wordt er een kopie van het bericht naar de geadresseerde verzonden, maar is de naam van de geadresseerde niet zichtbaar voor de andere geadresseerden van het bericht. Het Bcc veld staat default uit. Als u deze eenmalig aanzet in een e-mailbericht, dan komt deze tevoorschijn onder het veld Cc. Hoe kan u dan doen?

  • Klik in het bericht op het tabblad Opties in de groep Velden weergeven op Bcc. Wanneer u het vak Bcc hebt ingeschakeld, wordt het telkens weergegeven wanneer u een bericht schrijft.

Voorgestelde contacten

Voorgestelde contactpersonen is een veelgevraagde functie, alleen beschikbaar in Outlook 2010 (niet meer vanaf 2013), dat contactpersonen aanmaakt in de Voorgestelde contactpersonen folder voor e-mailadressen waarnaar u mailt, maar waarvan het e-mailadres nog niet in uw adresboek bestaat.

Met deze functionaliteit werd voorkomen dat gebruikers hun Automatisch aanvullen lijst gingen ‘misbruiken’ als adresboek, waardoor ze bij een corrupt NK2-bestand hun adressen kwijt waren.

Automatisch contactpersonen maken voor iedereen die u mailt of beantwoord is ook niet de oplossing, omdat dit resulteert in een vervuilde map Contactpersonen.

Voorgesteld contacten lost gemakkelijk beide problemen: met behulp van een afzonderlijke map met contactpersonen ‘Voorgestelde Contactpersonen’ (‘Suggested Contacts’). De “goede contacten” map is niet vervuild met nutteloze contacten en u hoeft niet te onthouden om contactpersonen te maken of u zorgen te maken over het kwijtraken van de Automatisch aanvullen lijst.

Voorgestelde contactpersonen kunt u uitschakelen in Bestand, Opties, Contactpersonen. Bestaande contacten in de map Voorgestelde contactpersonen worden hiermee echter niet verwijderd.

Suggested Contacts option
In de map “Contactpersonen” staan alle contacten die u zelf aangemaakt hebt, met eventuele bijbehorende details. In de map “Voorgestelde contactpersonen” staan alle e-mailadressen waarheen een e-mail is gestuurd, maar van wie het adres (nog) niet in de map “Contactpersonen” staan.

Wanneer u een e-mail adresseert, dan wordt in de “Suggested contacts” map gekeken voor voorgestelde contactpersonen, en in de map “Contactpersonen” als de optie “Check Names” wordt gebruikt. Zolang deze mappen geselecteerd zijn als Outlook Adress Book zijn ze te zien in het adresboek:

Vanuit het adresboek kunnen de voorgestelde contactpersonen ook worden toegevoegd als vaste contactpersonen.

Hoe nu de Automatisch aanvullen lijst vullen?

Outlook zal pas na het versturen van een bericht automatisch het Automatisch aanvullen cache geheugen vullen per ontvanger.

Tot Outlook 2010 is het voor gebruikers een vrij eenvoudige taak om een hele lijst toe te voegen;

  • Open een nieuw bericht en klik op de knop Aan, selecteer alle namen in de map Voorgestelde contactpersonen en voeg ze toe aan het bericht. Herhaal deze stap voor de map Contactpersonen. Sluit dan het bericht zonder te verzenden. In Outlook 2010 is er een limiet van 2000 contacten, op volgorde van meest recent gebruikt adres.

Vanaf Outlook 2013 kan je de AutoAanvullen-lijst weer opbouwen met NirSoft NK2Edit.

  • Download en start NK2Edit
  • Standaard wordt de default Stream_Autocomplete geopend.
  • Start nogmaals NK2Edit en open de eerder opgeslagen Stream_Autocomplete kopie.
  • Kopieer de adressen door deze tussen de twee geopende NK2Edit te slepen.
  • Sluit eerst Outlook en wacht totdatr deze volledog is afgesloten. Sla nu het aangepaste Stream_Autocomplete bestand op (Ctrl. S)
  • Sluit de beide NK2Edits en start Outlook.

Er staat nu weer een complete lijst met AutoAanvullen adressen.

Als Outlook de adressen niet opslaat in de lijst Automatisch aanvullen

Wanneer Outlook niet de adressen in de lijst Automatisch aanvullen opslaat, probeer eerst het cache geheugen te wissen, ofwel met de knop in Bestand, Opties, Mail of door Outlook te starten met de schakeloptie /CleanAutoCompleteCache.

Contactpersonen worden niet toegevoegd aan de Automatisch aanvullen lijst totdat u een e-mail verstuurd. Nieuwe contacten moeten alleen worden gemaakt in Voorgestelde contactpersonen als het adres niet in uw andere mappen met contactpersonen bestaat.

AutoAanvullen werkt nog steeds niet….

Wat nu als je ziet dat als je een nieuwe e-mail aan het opstellen bent en begint te typen in de ontvangers velden en de namen van toegevoegde ontvangers netjes worden aangevuld, maar dat na het afsluiten en opnieuw opstarten van Outlook het automatisch aanvullen van het e-mailadres in de adresvelden weer niet werkt?

In dat geval is er waarschijnlijk een probleem met (het ontbreken van) Outlook bestanden in ‘RoamCache’ (%LocalAppData%\Microsoft\Outlook\RoamCache). In deze folder staan voor Outlook 2010 en verder bestanden die Outlook gebruikt. Eén van deze bestanden, de “Stream_Autocomplete_#_#HASH#.dat” wordt gebruikt voor het automatisch aanvullen van de e-mailadressen. Wanneer deze corrupt is of geheel ontbreekt, dan werkt AutoAanvullen niet.

Dit is eenvoudig op te lossen met de volgende stappen:

Ga naar Bestand\Outlook Opties, tab Mail, Verzonden berichten:

Outlook optiesHier staan twee opties:

  • ‘Automatisch namen controleren’ zorgt ervoor dat wanneer een e-mailadres wordt ingevuld in de ontvanger velden, deze automatisch wordt gecontroleerd (er komt dan een streep onder het adres te staan).
  • ‘Lijst voor automatisch aanvullen gebruiken voor suggesties van namen wanneer u namen in de vakken Aan, CC en BCC typt.’
  1. Vink de tweede optie uit en klik op de knop ‘Lijst voor automatisch aanvullen leeg maken’. (LET OP: Bestaat “Stream_Autocomplete_#_#HASH#.dat” wel, maak hier dan eerst een kopie van voordat alle namen worden gewist). In aanvulling op het AutoAanvullen-bestand opgeslagen op de lokale harde schijf (Exchange gebruikers op de server), is een kopie van de AutoAanvullen gegevens opgeslagen in de .pst of .ost van Outlook. Tijdens het wissen van de lijst wordt de inhoud van deze beide bestanden verwijderd.
  2. Sluit nu Outlook af.
  3. Ga met de verkenner naar %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook in Programma’s en bestanden.
  4. Klik met de rechtermuisknop op de map RoamCache, selecteer Naam wijzigen en wijzig de naam van de map in old_RoamCache.
  5. Wanneer Outlook opnieuw wordt gestart, wordt een nieuwe map RoamCache gemaakt, nog zonder “Stream_Autocomplete_#_#HASH#.dat”.
  6. Start Outlook.
  7. Ga naar Bestand\Outlook Opties, tab Mail, Verzonden berichten en vink daar de bovenstaande opties weer aan.
  8. Maak nu een e-mail voor een ontvanger. Type het e-mailadres in en wacht totdat deze e-mail daadwerkelijk verstuurd is! Pas na het daadwerkelijk versturen wordt een nieuw bestand “Stream_Autocomplete_#_#HASH#.dat” aangemaakt.

Sluit Outlook, Start Outlook en je zult merken dat AutoAanvullen weer werkt.

iPhone

Om bij een iPhone te voorkomen dat e-mailadressen uit Voorgestelde contactpersonen lijst worden gesynchroniseerd die niet in het adresboek staan, kan de optie in Bestand \ Contactpersonen worden uitgezet:

“Automatisch Outlook-contactpersonen maken voor geadresseerden die niet in een Outlook-adresboek staan”.

Met gratis Nirsoft NK2Edit het contactpersonen bestand bewerken

Als u de AutoAanvullen lijst wilt bewerken in eerdere Outlook versies, kunt u hiervoor de gratis NK2Edit software gebruiken. De nk2edit.zip is van de website te downloaden en de NK2Edit.exe kan worden gebruikt zonder installatie.

De gegevens van de E-mailadressen kunnen worden gewijzigd, adressen kunnen met meerdere tegelijk worden verwijderd of worden toegevoegd vanuit het adresboek.  Aanvullend kan worden aangegeven of er dubbele e-mailadressen in staan. Na opslaan is de AutoAanvullen lijst bijgewerkt.

Dit bericht is geplaatst in Artikelen met de tags , , . Bookmark de permalink.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *