Weet je wat ik doe tegen stress?

Gelezen in Donald Duck “Dagobert Duck en Origami voor een euro”. Controller Pennings vouwt met oud papier ORIGAMI-figuurtjes want dat werkt stress-verlagend…

Heerlijk simpel. Voorkom stress door tijdig de problemen op te lossen. Hoe Lean kan het zijn. Heeft u echter geen tijd en aandacht om goed te luisteren naar het probleem en de situatie op waarde te analyseren? Ik versta de kunst van het stellen van de juiste vragen en geef inzicht in uw bedrijfsprocessen. Oplossingsrichtingen openbaren zich en het beste alternatief kan worden ingevoerd. Volgende knelpunt of optimalisatie! Plan een afspraak en skip origami.

Ok, Dagobert Duck heeft een enorme stapel kasboeken liggen om zijn probleem op te lossen. Dat gaat digitaal natuurlijk veel eenvoudiger. Wordt uw bedrijfsproces – daar waar mogelijk en nodig – optimaal ondersteund door software? Door inzicht in de werkzaamheden in uw organisatie kunnen handelingen goed op elkaar worden afgestemd. Met software kunnen taken worden overgenomen en informatie gedigitaliseerd. Hulp nodig bij een pakketselectie en/of implementatie?

Staan er 22.000 e-mails in Postvak-IN of in de Verzonden Items in Outlook? Zoekt u vaak naar de laatste informatie uit een project of dossier? Maak gebruik van Mail2Folder. Een gebruiksvriendelijke invoegtoepassing waarmee u verzonden en ontvangen e-mail en documenten kunt beheren binnen Outlook en in de Windows folder, met behoud van de manier waarop u gewend bent te werken. De eenvoud in gebruik resulteert in een hoge gebruikersacceptatie. Eigenlijk onmisbaar.

Bel of mail Ralf Hanekamp | Process-IT.nu.
http://process-it.nu | http://mail2folder.nl

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Microsoft Outlook en Mail2Folder

Meer dan automatisch opslaan van Outlook-e-mailberichten en bijlagen

Als u een Microsoft Outlook-gebruiker bent, weet u dat uw e-mail-client meer is dan een Postvak – het is het middelpunt van uw dagelijkse workflow. Outlook is voor het verzenden en ontvangen van berichten en belangrijke documenten en dient als een snel en handig archiefsysteem. Het bevat uw afspraken, belangrijke gebeurtenissen en uw taken.

E-mailberichten en de bijbehorende bijlagen zijn een belangrijke en omvangrijke bron van informatie, zij maken deel uit van het digitale geheugen van uw organisaties. Doordat de e-mailberichten meestal zijn opgeslagen in persoonlijke postvakken en mappen is de informatie persoonsgebonden en moeilijk te delen.

Onbedoeld kan Outlook Postvak IN of Verzonden Items vollopen met duizenden e-mails die zijn verwerkt of die nog staan te wachten of afhandeling. Het vinden van een e-mail met daarin de laatste communicatie, het bijhouden van de laatste versie van een bijgevoegd document of het samenwerken met collega’s resulteert in zoektijd en ergernis omdat in verschillende versies wordt samengewerkt. Tijdverspilling om dan weer fouten te herstellen.

Organisaties zoeken naar documentbeheer systemen voor het gestructureerd opslaan van documenten en het koppelen van de digitale communicatie. Omslachtige applicatie- en databasesoftware moet op de server worden geïnstalleerd, iedere gebruiker moet documenten voorzien van metadata en met de nodige klikken worden bestanden ‘ergens’ opgeslagen in een database. Microsoft heeft een online documentbeheer oplossing met SharePoint, maar zowel de snelheid of het beheer ervan is een uitdaging.

Bestanden kunnen goed worden opgeslagen in een gedeelde schijf of netwerkstation op een Microsoft-server of OneDrive. Uitgangspunt is een “goed gedefinieerde directorystructuur” met algemene bedrijfsregels. De bestanden zijn dan bereikbaar voor alle gebruikers met de juiste rechten. Wanneer gebruikers e-mailberichten handmatig opslaan bij deze Windows folders als MSG-bestand kunnen die e-mailberichten door medegebruikers in hun eigen Outlook worden geopend. Het handmatig opslaan kost echter veel tijd en vaak worden de verzonden berichten overgeslagen.

Mail2Folder voor Microsoft Outlook integreert uw e-mail naadloos met uw projecten of dossiers. Wanneer u project-gerelateerde correspondentie in Outlook ontvangt wordt de e-mail automatisch naar de juiste map in Outlook en Windows folder op de server gekopieerd. Zonder extra handeling.

Mail2Folder voor Microsoft Outlook geeft u het gemak van Outlook en Windows. Geen aparte portalen en websites. Met de invoegtoepassing kunt u verzonden en ontvangen e-mail en documenten beheren binnen Outlook en in de Windows folder, met behoud van de manier waarop u gewend bent te werken. Het is niet nodig continu te schakelen tussen het documentbeheersysteem en Outlook. Mail2Folder werkt met standaard Office, Outlook en Windows functionaliteit.

Altijd en overal beschikken over actuele informatie kan met een online werkplek. Ook daarin draait Mail2Folder. Outlook e-mails en bijlagen kunnen ook op de smartphone worden geraadpleegd. In Outlook en Windows zitten standaard krachtige zoekfunctionaliteiten. Met de standaard indexeringsmogelijkheden kunnen e-mails en documenten op inhoud worden gevonden.

Mail2Folder werkt voor alle bedrijfstakken, zowel dienstverleners met vele klanten en dossiers (advocaten, makelaars, administratiekantoren, adviesbureaus), als productiebedrijven met vele projecten (productfabrikanten en bouwbedrijven). Mail2Folder valt binnen het vertrouwenscentrum van Outlook met de controle op een actuele virusbeveiliging.

De herkenbare interface en de eenvoud in gebruik resulteert in een hoge gebruikersacceptatie en succesvolle implementatie van Mail2Folder.

Enkele voordelen van Mail2Folder voor Microsoft Outlook:

  • Automatisch back-uppen, opslaan en archiveren van Outlook-e-mailberichten naar harde schijf, netwerkstation, SharePoint, of cloudsync-services, zoals Dropbox, OneDrive en GoogleDrive
  • Automatisch archiveren van uw e-mails per project, client of vrijwel elke gewenste structuur
  • Deel e-mails en bijlagen met collega’s, rechtstreeks vanuit de gedeelde netwerklocatie.
  • Gebruik uw bestaande tools en infrastructuur voor zoeken, back-up en toegangscontrole
  • Bewaar Outlook e-mailberichten, inclusief bijlagen, als afzonderlijke bestanden
  • Verwerk e-mailberichten in een persoonlijke of gedelegeerde mailbox, in PST-bestanden, of publieke mappen
  • Organiseer berichten in Windows folders voor makkelijke toegang, delen en archiveren
  • Bewaar e-mailberichten samen met andere gerelateerde documenten
  • Bewaar e-mailberichten voor wettelijke naleving
  • Zoek op de inhoud van opgeslagen berichten en bijlagen met Windows zoekopdracht. Windows Search indexeert MSG-bestanden en bijlage inhoud zonder 3rd party tools.
  • Gebruik van de standaard Windows folder functionaliteit. Toegankelijk en zonder meer passend in de bestaande back-up-strategie. Géén black-box database.
  • Navigeer intuïtief met één klik direct naar de juiste klant- of projectenfolder in Windows vanuit het e-mailbericht of vanuit de Outlook mappen
  • Snelle functies als het hernoemen en opslaan van (scan)bijlagen in de juiste klant- of projectenfolder in Windows of het openen van de Windows folder, direct onder de rechtermuisknop en in het lint
  • ‘Drag and Drop’ e-mails zonder kenmerk slepen in Outlook naar de juiste klant- of projectmap waardoor er tegelijkertijd een kopie gaat naar de Windows folder.
  • Mail2Folder slaat het Outlook bericht op basis van het klant- of projectkenmerk in het onderwerp met een unieke bestandsnaam op. Standaard wordt de bestandsnaam gebaseerd op ontvangst- of verzend datum/tijd en het onderwerp. Er hoeven geen extra kenmerken of metadata handmatig te worden toegevoegd.
  • Met de standaard Outlook en Windows indexeringsmogelijkheden kunnen e-mail en bestanden snel worden gevonden. Snel zoeken, filteren en het voorbeeldvenster voor een preview van documenten en bijlagen zijn ook al standaard in zowel de Windows verkenner als in Outlook.
  • Mail2Folder slaat Outlook berichten in Windows automatisch op als *.MSG bestanden in de klant- of projecten(sub)folder. Opgeslagen e-mailberichten worden gearchiveerd en getoond zoals deze zijn opgeslagen, inclusief de bijlagen. Bijlagen worden daarnaast automatisch opgeslagen in hun oorspronkelijk format in een op te geven subfolder binnen de klant- of projectenfolder. Hierdoor blijft de gegevensintegriteit van de e-mails behouden.
  • Fysieke documenten kunnen met een scan2email functie van de all-in-one of multifunctional kopieermachine gescand worden naar e-mail. Vaak is dit zonder onderwerp of zinnige naamgeving aan het document. De (gescande) bijlage uit de ontvangen e-mail kan met één klik met de gewenste naamgeving worden opgeslagen in de juiste klant- of projectenfolder.
  • Onverhoopt verwijderde e-mail in de Windows folder kan eventueel volgens de bestaande back-up procedure worden teruggezet. De originele e-mail blijft altijd opgeslagen in de Outlook klant- of projectmappen.
  • Waarschuwing voor als er meerdere Aan of CC ontvangers zijn of als er een bijlage in de e-mail wordt verwacht, maar deze ontbreekt
  • Gebruik je in Outlook categorieën om je e-mail te beheren? Nieuwe e-mailberichten kunnen bij ontvangst automatisch worden gecategoriseerd. Zonder muisklik.
  • Wanneer een gebruiker in Outlook offline is of wanneer op een andere manier geen contact kan worden gemaakt met de Windows server wordt Mail2Folder tijdelijk gepauzeerd en zodra er weer verbinding is worden e-mailberichten met kenmerk weer verwerkt.
  • Toegang tot documenten is afhankelijk van de bestaande rechten op de Windows server van de gebruiker. Voor Mail2Folder hoeven geen aparte rechten beheert te worden.
  • Eenvoudig installatieprogramma voor individuele gebruikers of voor centrale uitrol door externe IT-bedrijven. Instellingen kunnen per gebruiker worden aangepast.

U kunt alle bovenstaande voordelen behalen zonder een complexe en dure server-gebaseerde oplossing aan te schaffen. Mail2Folder integreert direct met Outlook voor eenvoud en gebruiksgemak, maar biedt flexibiliteit en een aanpassingsniveau die nodig is per gebruiker.

Mail2Folder is al 5 jaar robuust en betrouwbaar in gebruik bij bedrijven uit verschillende branches. We weten wat er nodig is om een product naadloos in het bedrijfsproces te laten passen. We hebben veel aandacht en zorg voor het ontwikkelen van functies, het verbeteren van de bruikbaarheid en het optimaliseren van de prestaties.

Kijk ook eens bij:

Doc2Folder gebruikt u binnen de Office omgeving waar u dagelijks mee werkt. In Word slaat u simpel documenten in de juiste Windows folder op en vindt ze snel terug door de juiste folder rechtstreeks vanuit een Word-document te openen.

Met Bijlagen2Mail kunt u in bulk standaard én gepersonaliseerde bijlagen toevoegen aan gepersonaliseerde e-mailberichten met een gepersonaliseerd onderwerp. Handig voor bijvoorbeeld een (nieuws)brief, facturen, vouchers, uitnodiging of aankondiging van een feestelijke activiteit.

Geïnteresseerd?

Wij vertellen u graag meer over onze succesverhalen!

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Mail2Folder – Persoonlijke documenten en e-mail vanuit contactpersonen

Mail2Folder is uitgebreid. Vanuit Contactpersonen kunnen nu ook persoonlijke e-mails en documenten worden gemaakt op basis van Word briefsjablonen.

De stappen in het kort

  • Maak standaard Word briefsjablonen (.dotx) met daarin standaard brief- of e-mailtekst. Gebruik velden uit de contactgegevens voor het personaliseren van de tekst
  • Selecteer in Outlook de contactpersonen waar aan een e-mail of brief gestuurd moet worden
  • Kies de juiste optie met de rechtermuisknop:
    • Bij het selecteren van één contactpersoon wordt het gepersonaliseerde document of e-mail opgesteld en geopend
      Lint
  • Bij het selecteren van meerdere contactpersonen worden de gepersonaliseerde documenten als PDF opgeslagen in een subfolder (datum yyyyMMdd) op het bureaublad, of worden de PDF-documenten als bijlage aan de gepersonaliseerde e-mailberichten toegevoegd en worden de e-mailberichten opgeslagen in de conceptenmap in Outlook.

Lint

De stappen in detail

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Handleiding Quick Assist en Remote Utilities

Support op afstand handleiding

Quick Assist

Heeft de remote PC Windows 10 professional, laatste bijgewerkte versie? Dan is Quick Assist standaard. Ga naar Start > Windows-accessoires > Quick Assist

Ondersteuning geven

Log in met Microsoft Live ID, e-mail adres en wachtwoord Je krijgt een code. Geef die code aan degene aan wie je ondersteuning wilt geven.

Ondersteuning krijgen

Voor de verkregen code in en klik op verzenden. Klik vervolgens op Toestaan om uw scherm te delen.

Remote Utilities

Ga naar de website www.process-it.nu, op de home pagina, scroll helemaal naar beneden en klik op het oranje icoontje van Quick Support.

Door op het icoontje te klikken wordt ‘RU Support Process-IT.nu.exe gedownload. Er komen mogelijk meldingen van Windows of een antivirusprogramma. Klik op Uitvoeren of bij Meer informatie op Toch uitvoeren.

Norton Security geeft op basis van de bestandshistorie een waarschuwing dat dit bestand weinig is gedownload. Klik op ‘Dit programma toch uitvoeren’.

Het supportprogramma van Remote Utilities start op en het logo van Process-IT.nu wordt getoond met een Internet-ID. Onderaan het programmascherm staat ‘Klaar voor verbinding’.

Geef dit Internet-ID aan de persoon die jou ondersteuning kan geven. Er komt dan een Inkomende verbindingswaarschuwing ‘RU Externe toegang’. Klik op Ja. Jouw bureaublad wordt nu gedeeld totdat het programma weer wordt afgesloten.

Geplaatst in Artikelen | Getagged | Een reactie plaatsen

Word – afbeeldingen exporteren en/of pagina’s als afbeelding

Een afbeelding exporteren

Het opslaan van één afbeelding uit een Word document kan eenvoudig door de afbeelding handmatig te selecteren met de rechtermuisknop en dan de optie ‘Save as Picture’ te kiezen. Hierna kan je kiezen of je de afbeelding wilt opslaan als PNG, JPG, GIF, TIF of BMP. De jpg is hierbij veruit het kleinst en de bmp het grootst in omvang bij dezelfde afmetingen.

Meerdere afbeeldingen exporteren

Voor het opslaan van álle afbeeldingen in een keer is geen standaard optie, maar met een workaround is dit ook te doen. Er is zijn hiervoor twee mogelijkheden:

Word-document als ‘Web Page (*.htm; *.html)’

Sla het Word-document op als een ‘Web Page, (*.htm; *.html)’. Er wordt een htm-bestand aangemaakt met daaraan gekoppeld een Windows-folder met de naam-extensie ‘_files’. Open vervolgens vanuit de verkenner deze folder. Hierin staan alle afbeeldingen uit het Word-document.

Word-document als .zip

Verander de extensie van het Word-document van .docx in .zip. Open dit .zip bestand. Klik door naar de media subfolder ‘.zip\word\media’. In deze folder staan alle afbeeldingen.

Een hele pagina opslaan als afbeelding

Wanneer je een gehele pagina wilt opslaan als afbeelding, dan kan dat door de volgende stappen, opgevolgd door de stappen uit één van de bovenstaande opties.

Kopieer het gedeelte dat je als afbeelding wilt opslaan, bijvoorbeeld een pagina. Wanneer tekst wordt geselecteerd dat groter is dan één pagina wordt altijd alleen een afbeelding tot de grootte van één pagina opgenomen.

Plak in het bestaande of in een nieuw document de gekopieerde tekst met ‘Plakken Speciaal’ als een ‘Picture emf’.

Volg nu weer één van de bovenstaande stappen om de afbeelding op te slaan buiten het Word-document.

Meerdere pagina’s opslaan als afbeelding per pagina

Wil je in één keer alle pagina’s uit het Word-document opslaan als een afbeelding per pagina, dan ontkom je niet aan enkele VBA-regels. De onderstaande code doorloopt alle pagina’s en selecteert alle tekst per pagina, plakt deze tekst als een afbeelding in een nieuw Word-document en slaat vervolgens dit Word-document op als .htm document op je bureaublad. Dit tijdelijke document wordt gesloten en de bijbehorende _files subfolder wordt geopend met alle pagina’s als afbeeldingen.

Dit is de VBA-code, die je in de ThisDocument object van jouw Word-document kunt plakken via Alt F11. Met F5 kan je de code uitvoeren.

Natuurlijk zijn er meerdere wegen die naar een opgeslagen afbeelding leiden, zoals het opslaan van het document als PDF en vanuit een PDF-verwerkingsprogramma deze PDF converteren naar afbeeldingen.

Geplaatst in Artikelen, Word oplossing | Getagged | Een reactie plaatsen

Quick Assist – Hulp op afstand in Windows 10

Microsoft heeft een “alternatief” voor de supportsessie op afstand van marktleider Teamviewer tegelijkertijd met de Anniversary Update uitgerold. Dit is Quick Assist en kan gebruikt worden om anderen op afstand te helpen door het delen van het scherm.

Microsoft Quick Assist is een Windows 10-app waarmee twee personen een computer kunnen delen via een externe verbinding zodat ze elkaar kunnen helpen bij problemen met de computer. Beiden starten Quick Assist en de persoon die hulp biedt, verzendt een beveiligingscode naar de persoon die hulp nodig heeft. De persoon die hulp nodig heeft, voert de code in en geeft toestemming aan de persoon die hulp biedt om de controle over de computer over te nemen en hulp te bieden via de externe verbinding.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , | Een reactie plaatsen

Voeg bijlagen toe aan e-mailberichten

In Outlook kunnen meerdere bestanden als bijlagen aan één e-mailbericht worden toegevoegd. Wanneer ik echter een prachtige mailmerge vanuit Microsoft Word heb gemaakt en er honderden gepersonaliseerde e-mailberichten klaar staan om te verzenden en ik daar nog een of meerdere standaard óf gepersonaliseerde bijlagen aan wil toevoegen, dan is dat alleen per e-mailbericht mogelijk door het e-mailbericht te openen, bestanden toe te voegen en het e-mailbericht te verzenden. En deze stappen handmatig voor alle honderden berichten. Dit is omslachtig en kost een hoop tijd.

Met de Outlook Add-in Bijlagen2Mail(s) kunnen eenvoudig meerdere (standaard en/of gepersonaliseerde bijlagen aan meerdere e-mailberichten worden toegevoegd.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

LinkedIn contacten uit adresboek

Ziet u in uw voorgestelde contactpersonen in LinkedIn ook contactpersonen die u daar niet zou verwachten, bijv. omdat er geen enkele link met LinkedIn te verwachten is?

Het is zo’n simpele vraag: “Bekijk wie u al kent op LinkedIn”… Gelukkig kunt u de ongewenste koppeling met adresboeken beheren!
Linked Contacten verwijderen 0

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , | Een reactie plaatsen

Windows – Verwijderen van bestanden

Waarom kan je sommige bestanden gewoon niet verwijderen, terwijl andere bestanden als sneeuw voor de zon zijn verdwenen en je daar uren naar moet zoeken?

Voor het tweede probleem schreef ik eerder al een oplossing hoe je kunt voorkomen dat je per ongeluk bestanden of hele folders onbedoeld verplaatst. Lukt het niet bestanden te verwijderen, dan heeft dat vaak als oorzaak dat dit bestand nog ergens in gebruik is, of dat de bestandsnaam (of totale naam inclusief folderpath) ongeldig of te lang is.

Bestandsnaam ongeldig of te lang

Bij het verwijderen van een bestand kan je de foutmelding krijgen”Cannot delete ‘file name’: The file name you specified is not valid or too long.”. Wanneer de bestandsnaam te lang is kan je met een omweg en met standaard Windows functionaliteit toch het bestand verwijderen. Geen applicaties van third party’s nodig.

Het blijkt dat de standaard tool Robocopy wel kan omgaan met extreem lange bestandsnamen. Maak een lege folder aan waarvan het totale pad kort is (in c:\LegeFolder of op USB d:\LegeFolder en gebruik dit pad om met Robocopy de betreffende bestanden te synchroniseren met de lege folder als bron, terwijl je aangeeft de bestanden te verwijderen die niet bestaan in de bronfolder.

Het is een opdrachtprompt applicatie en de opdrachtregel is als volgt:
robocopy c:\LegeFolder c:\OudeBestandenFolder /e /mir

Opdrachtprompt

De /e geeft aan alle submappen te doorzoeken , zelfs als ze leeg zijn, de /mir geeft aan een bestand of map die niet bestaat in c:\LegeFolder te verwijderen.

Wees bewust van het feit dat alle bestanden en folders in c:\OudeBestandenFolder worden verwijderd, dus niet alleen de bestanden met de lange bestandsnamen!

Te verwijderen bestand is nog in gebruik

In andere gevallen kan je de melding krijgen bij het willen verwijderen van een lokaal bestand dat het bestand niet verwijderd kan worden omdat deze nog in gebruik is. Ohja, waar dan? Ik heb toch alles afgesloten?

Win10 - LockHunter

Er bestaat een gratis en eenvoudige Unlocker-tool om deze bestanden toch te kunnen verwijderen of te bekijken waardoor deze bestanden worden geblokkeerd. Dit is “Lockhunter” en deze tool draait ook onder Windows 10. Het is een gratis tool om bestanden geblokkeerd door iets wat je niet weet te verwijderen. Lockhunter verwijdert bestanden naar de prullenbak, zodat je ze kunt herstellen als je ze per ongeluk hebt gewist. De werking is eenvoudig. Klik met de rechtermuisknop op een bestand en kies ‘What is locking this file’. Bij een map kies je ‘What is locking this folder’. LockHunter geeft aan welk programma voor de blokkade zorgt en biedt twee opties: Unlock it! (deblokkeren) of Delete it! (verwijderen).

LockHunter

Er bestaat ook een gratis Microsoft tool voor het sluiten van processen die het verwijderen van bestanden tegenhouden, maar dat is wat anders dan het direct verwijderen van de gelockte bestanden. Kijk hiervoor naar Process Explorer van Windows Sysinternals te downloaden als zip en vanuit één .exe op te starten zonder installatie.

Na opstarten van Process Explorer, klik op CTRL + F om een zoekvenster te openen. In het ‘Handle of DLL substring’ veld typ je een deel of de volledige naam van het bestand dat je wilt verwijderen, en druk op Enter om te beginnen met zoeken. Je krijgt al snel een lijst van open handles. Klik op de handle in het zoekvenster om de bestandshandle in het onderste paneel te tonen, samen met alle andere open handles in het systeem. Klik rechts op deze regel en klik op ‘Sluit Handle’. Hierna kan je het bestand zelf verwijderen.

 

Geplaatst in Artikelen | Getagged | Een reactie plaatsen

Windows 10 – Alle programma’s in de taakbalk met een werkbalk

Met Windows 10 hebben we weer de vertrouwde Startbutton terug. Maar waar is nu de index met alle programma’s? Dat is niet ‘Programma’s en onderdelen’ die je te zien krijgt met de rechtermuisknop op de startbutton. Nee, deze handige koppeling zijn ze vergeten in deze lijst. Hiervoor moet je met de linkermuisknop klikken op de startbutton, of gebruikmaken van de Windows toets op het toetsenbord. Je ziet dan de optie ‘Alle apps’. Zo heten de programma’s in Windows 10; Apps.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged | Een reactie plaatsen

Windows 10

Sinds het uitkomen van Windows 10 ben ik hierop overgegaan. Updaten vanuit 8.1 gaat eenvoudig en vrijwel zonder problemen. Enkele aandachtspunten heb ik hieronder bijgehouden.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen, Outlook oplossing | Getagged , , | Een reactie plaatsen

Voorkom onbedoeld verplaatsen Windows folder/bestanden

Bent u ook geregeld tijd kwijt aan het zoeken naar een bepaalde folder of bestand, terwijl u toch echt zeker weet dat die op een bepaalde locatie in Windows zou moeten staan?

Natuurlijk kan u dan zoeken via de zoekopdracht in Windows verkenner, en afhankelijk van of de folder of het bestand opnieuw is geïndexeerd kan u uiteindelijk het bestand wel vinden. Lean werken betekent dat je de tijdsverspilling van het zoeken wilt voorkomen. Een analyse naar de oorzaak van het zoeken maakt duidelijk dat het werken met de muis en de mogelijkheid tot per ongeluk selecteren, slepen en daarmee verplaatsen leidt tot onbedoeld verplaatsen en kwijtraken van folders of bestanden.

Voorkom onbedoeld verplaatsen van Windows folders of bestanden!

Voor een klant heb ik gekeken naar mogelijkheden die voorkomen dat folders/bestanden onbedoeld verplaatst worden door onbetrouwbare muis en trillende vingers. Aan beiden kan ik niets doen, maar er is wel 1) een mogelijkheid te waarschuwen voordat verplaatst gaat worden of 2) een mogelijkheid dat er verplaatst kan worden wanneer er meer dan een bepaalde afstand gesleept gaat worden. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Mail2Folder – Volledige e-mail dossiers

Mail2Folder bespaart u dagelijks tijd in het verslepen en terugzoeken van e-mail:

  • Alle correspondentie bij elkaar in uw digitale cliënt- of projectdossiers
  • Overzichtelijke ordening van e-mail en stukken in Outlookmappen én project- of dossierfolders in de Windows directory structuur
  • Gearchiveerde e-mails en bijlagen kunnen (bij afwezigheid of in samenwerking) door collega’s gelezen worden
  • Niet meer zoeken naar e-mails en bijlagen, deze zijn automatisch opgeslagen bij het juiste cliënt- of projectdossier

En dat alles zonder extra muisklikken.

Mail2Folder verwerkt automatisch alle binnenkomende en verzonden e-mail met kenmerk in de juiste Outlookmappen en Windows folders.

Mail2Folder is nu uitgebreid. Bekijk de demo!

Standaard kunt u vanuit het Mail2Folder lint e-mail verwerken dat nog geen kenmerk heeft gekregen. Nu kan u ook e-mail verslepen naar de juiste Outlookmap waarbij het kenmerk wordt toegevoegd en waardoor e-mail automatisch in de juiste Windows folder wordt geplaatst met bijlagen in de bijbehorende subfolder.

  1. De bovenste 2 e-mails zijn automatisch verwerkt door Mail2Folder bij binnenkomst. Deze hebben een categorie gekregen zodat u kunt zien dat deze zijn verwerkt naar de Outlookmap en Windows folder.
  2. De bijbehorende Windows dossier of projectfolder kunt u gemakkelijk openen met Windows folder openen met kenmerk.
  3. Renata heeft nog geen kenmerk in haar e-mails meegegeven. Deze e-mails zijn nog niet verwerkt en kan u verslepen naar de juiste Outlook klantmap, waardoor deze in de juiste Outlookmap en op de Windows folder staan.
  4. De mail is nu verwerkt en hebben een categorie gekregen. De mail blijft staan in Postvak In zodat deze nog afgehandeld kunnen worden, waarna de mail verwijderd kan worden. E-mails kunnen ook door slepen uit Postvak IN verplaatst worden.
  5. De mail staat nu ook in de Outlookmap en in de Windows folder.

Met Mail2Folder kunt u nog meer:

  • Gescande documenten eenvoudig opslaan in het dossier met de juiste naamgeving
  • Reistijd en route bij een afspraak op de meter en minuut nauwkeurig inplannen
  • Op te volgen acties uit te versturen e-mail direct als herinnering in uw agenda plaatsen op de gestelde termijn
  • Vergeten of te grote bijlagen voorkomen en goed gebruik van CC en BCC stimuleren

Mail2Folder is simpel in gebruik en heeft een korte implementatietijd van één dagdeel. Wilt u meer informatie?

Dat kan via process-it.nu/mail2folder. U kunt mij ook rechtstreeks bellen of mailen voor een toelichting, demonstratie of referentie.

Geplaatst in Artikelen, Outlook oplossing | Getagged , , | Een reactie plaatsen

Wet Bescherming Persoonsgegevens en Smartphones?

Volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) hebben (ook) advocaten de plicht van beveiliging. Deze verplichting houdt in dat u passende technische en organisatorische maatregelen moet nemen om het verlies van gegevens of onrechtmatig gebruik tegen te gaan. Uitgangspunt is dat hoe gevoeliger de gegevens, hoe zwaarder de toegepaste beveiliging moet zijn. De beveiligingsafspraken zijn onderdeel van de werkwijze van de advocaat en medewerkers in de organisatie en zou geborgd moeten zijn. Wat betreft de smartphone zouden de volgende afspraken in ieder geval standaard moeten zijn: Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Beveiligingsupdate stopt besturingselementen

Help, mijn buttons werken niet meer!

  • Bent u ook een gebruiker van Microsoft Office 2007, 2010, en/of 2013?
  • Gebruikt u in Excel buttons voor het uitvoeren van macro’s?

Werken deze buttons (besturingselementen) niet meer of krijgt u na de update van 9 december 2014 het foutbericht ‘Kan geen object invoegen’ in een ActiveX-aangepaste Office-oplossing nadat de beveiligingsupdate MS14-082 is geïnstalleerd?

Dat is even schrikken! Gelukkig is er een aanvullende handmatige actie die dit kan oplossen. Lees verder

Geplaatst in Artikelen, Excel oplossing | Getagged , | Een reactie plaatsen

Verzonden e-mail opvolgen; in agenda, met taak of taak-item?

Hoe kan je nu onthouden wanneer je een verzonden mail – waarin je een ander tot actie aanzet – moet opvolgen? Loop je elke dag gedisciplineerd door alle verzonden e-mailberichten in de Verzonden-items map, om deze te verplaatsen naar de ‘Wachten op’ map en controleer je elke ochtend deze map? Drie mogelijkheden om tijd te besparen en te voorkomen dat de belangrijke follow-up wordt vergeten. Lees verder

Geplaatst in Artikelen, Outlook oplossing | Getagged , , , | Een reactie plaatsen

Outlook e-mail afdrukken met de ‘Stijl voor memo’

Soms, heel soms is het toch nodig om de Outlook e-mail op papier af te drukken in plaats van de e-mail digitaal in te zien op laptop of smartphone. Gemakkelijk om bijv. tijdens een overleg aantekeningen te maken bij een opsomming van actiepunten.

1

Lees verder

Geplaatst in Artikelen, Outlook oplossing | Getagged , , | Een reactie plaatsen

Denk na over je e-mail onderwerp!

image1Bij een Microsoft Office training gericht op Word 2013 blijkt dat “Het bijgaande wordt u zonder begeleidende brief aangeboden”, inclusief bijbehorende envelop en postzegel, nog te vaak voorkomt én dat het ‘zbs-je’, ‘With compliments’ of  ‘Met vriendelijke groet’ ook voorkomt bij e-mailberichten. In beide gevallen verspilling, dat we met LEAN werken willen voorkomen. En dat kan!

Gebruik de onderstaande 9 tips voor effectief e-mailen. Waaraan moet een goed e-mail onderwerp voldoen om je doel te bereiken?

12

Lees verder

Geplaatst in Artikelen, Outlook oplossing | Getagged , , , , | Een reactie plaatsen

Outlook agenda – Weekoverzicht in Maandopmaak

In Outlook 2003 was er het overzichtelijke weekoverzicht, waarbij start- en eindtijden voor elke afspraak werden vermeld. Ook bij het openen van meerdere kalenders waren de afspraken met tijden duidelijk te zien.

Waar is dit handige overzicht gebleven? Het 2-weken maandoverzicht komt in de buurt… Lees verder

Geplaatst in Outlook oplossing | Getagged , | Een reactie plaatsen

Kan je afbeeldingen opslaan uit een Word document?

Is er een manier om afbeeldingen op te slaan uit een Word document (docx)? Ja, er is een handmatige manier per afbeelding, een macro oplossing voor het opslaan van alle afbeeldingen in een keer naar een folder en een simpele .zip oplossing waar de afbeeldingen al in een folder blijken te staan.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen, Word oplossing | 1 reactie

Help, mijn geld vermindert in waarde! Inflatie?

“De prijzen van producten en diensten stijgen als gevolg van inflatie“. Dit geeft @Vodafone als reden om abonnementstarieven te verhogen vanaf 1 juli 2014 met 2,5%. Huh?

Inflatie is een waardevermindering van het geld ofwel een algehele stijging van het algemeen prijspeil. Dus de prijzen van producten en diensten stijgen als gevolg van een algehele stijging van het algemeen prijspeil? Tsja, dat lijkt me echt een Cruijffiaanse logica. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , , | Een reactie plaatsen

Post per e-mailbericht

Er zijn vele (online) programma’s om een online digitale mailing op te zetten. Ook met Office Excel en Word kunt u simpel een standaard mailing opzetten. Met een mailmerge wordt dan dezelfde informatie naar meerdere e-mailadressen verstuurd. Deze ‘e-flyers’ of ‘nieuwsbrieven’ komen als internetpagina of e-mailbericht onder uw aandacht.
Maar als u gewoon een flinke stapel gepersonaliseerde brieven, uitnodigingen of facturen digitaal wilt versturen als bijlage in gepersonaliseerde e-mailberichten, dan is er geen standaard oplossing vanuit Word. De Office Add-ins Merge2Files en Bijlagen2Mail besparen u een hoop werk én kunnen gepersonaliseerde e-mails en bijlagen sturen.

Traditionele manier

De traditionele manier: Gepersonaliseerde brieven en e-mailberichten opstellen, brieven afdrukken op logo-briefpapier, handtekening erop, scannen en als bijlage toevoegen aan de emailberichten.
De Microsoft Office manier: De meest voorkomende manier van brieven of adreslabels maken is het gebruik van MailMerge (samenvoegbewerking) in Microsoft Word op basis van een lijst (gegevensbron) in Outlook of Excel. Op elke brief of etiket kunnen dan de gegevens (bedrijfsnaam, contactpersoon, post of -mail adres, specifieke informatie voor die klant) met samenvoegvelden vanuit de lijst worden opgenomen. Zie ‘etiketten maken voor een grootschalige mailing‘ voor een beschrijving van de uit te voeren stappen.

In beide gevallen zijn er teveel handmatige stappen vereist. Dit kan sneller en in minder stappen met standaard Microsoft Office én een paar slimme add-ins in Word en Outlook.

Wat is het doel – Post per e-mailbericht

  • U wilt per contact een gepersonaliseerd e-mailbericht versturen met een gepersonaliseerd onderwerp en als bijlage een (of meerdere) gepersonaliseerde documenten (met zinnige bestandsnaam) en eventueel aanvullende standaard bijlagen, verstuurd vanuit een aan te geven e-mail account, en eventueel ook nog naar enkele (B)CC ontvangers.

Waar loopt u tegenaan?
Lees verder

Geplaatst in Artikelen, Excel oplossing, Outlook oplossing, Word oplossing | Getagged , , , , | 1 reactie

Digitalisering van de rechterlijke macht; stap voor stap digitaal

Zie hier het wetsvoorstel van de digitalisering van de rechterlijke macht op één A4. Welke mogelijkheden geeft dit voor uw kantoor?

Cliënten veranderen, de technologie verandert, juridische vraagstukken veranderen en de omvang van dataproductie verandert (Presentatie, Richard Susskind). Burgers leggen in de toekomst hun probleem voor aan de computer die hen vervolgens een advies geeft. Bedrijven wisselen hun ervaringen uit en bundelen hun krachten om samen juridische diensten in te kopen. De macht verschuift van advocaat naar cliënt.

Geen tijd om achterover te zitten. Het betekent dat advocatenkantoren actief moeten zoeken naar een ander business model, naar praktische samenwerkingsverbanden en handig gebruik moeten maken van de beschikbare technologie. Standaardwerk bijvoorbeeld zou zo goedkoop mogelijk – online – aangeboden moeten worden tegen vaste prijsafspraken en binnen een overzichtelijke scope. Maatwerk moet zo efficiënt en de voortgang zo inzichtelijk mogelijk worden. De doorlooptijd van het advieswerk en van de rechtspraak kan korter.

Verspillingen moeten uit het bedrijfsproces en het kostenbewustzijn moet omhoog!

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , | Een reactie plaatsen

Vierde nota van wijziging van wijziging van toezicht op toezicht

Ook bij de “Vierde nota van wijziging van wijziging bij het wetsvoorstel herziening toezicht advocatuur” voor een College van toezicht op toezicht blijft het een preventief (?) toezicht op het afgelopen jaar en een reactief toezicht, naar aanleiding van kennisgevingen, signalen en klachten over advocaten die niet kwalitatief goed of niet volstrekt integer zijn en daarmee niet voldoen aan de Verordeningen. Toezicht moet niet worden gestapeld, maar gedrag en handelingen moeten worden aangeleerd om vanuit de eigen overtuiging aan de Verordeningen te voldoen. Proactief toezicht zou het zijn als de Orde advocatenkantoren faciliteert om hen met behulp van een onafhankelijke en objectieve (bedrijfs-)procesbegeleider bewust te maken van de voorschriften uit de Verordeningen. Zie http://www.hanekamp.eu/preventief-toezicht. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Windows 8.1 installeren – instellingen overhoop

En dan krijg je ineens de melding dat je over kan van Windows 8 naar Windows 8.1. Je gaat er van uit dat Microsoft het goed voor elkaar heeft en begrijpt dat je graag snel wilt doorwerken na installatie. Inderdaad kan je bij het downloaden (3,6 Gb) gewoon doorwerken. Maar dan begint het installeren en ben je genoodzaakt te wachten, en te wachten, en te wachten. “U kunt blijven werken terwijl de update wordt geïnstalleerd.”. Dat klopt niet, want de PC wordt meerdere keren opnieuw opgestart. ‘Doorwerken’ kan alleen tijdens de eerste fase van installeren met kleine handelingen. “De download- en de installatietijd variëren tussen 30 minuten en meerdere uren”. Reken op een dik uur, ook met een snelle PC en -verbinding. Ben je lekker aan het doorwerken tijdens de installatie, komt er een moment waarop je precies 15 minuten de tijd krijgt om af te maken waar je mee bezig bent, je werk op te slaan en de apps te sluiten. Daarna wordt de pc opnieuw opgestart. “Nadat de pc opnieuw is opgestart, kunt u uw pc een tijdje niet gebruiken terwijl er updates worden toegepast”. Reken op weer een uur. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , | Een reactie plaatsen

Advocaat met een wanbetalende cliënt; wat heb je gedaan?

Achter de feiten aan

Bij de wanbetalende cliënt loop je achter de feiten aan. Er is al iets (onverwachts) gebeurt waardoor er niet wordt of kan worden betaald. Is de klant ontevreden, is er een declaratiegeschil of zijn er betalingsproblemen? Zoek dit uit, probeer eerst persoonlijk contact te krijgen met de cliënt en maak een risico-inschatting. Kom gezamenlijk tot een betalingsregeling die stipt wordt nagekomen. Neem anders gerechtelijke maatregelen. Dan moet er wel sprake zijn van een bindende overeenkomst (opdrachtbevestiging), aantoonbare ingebrekestelling, aantoonbare pogingen tot betalingsherinnering en/of sommatie (verzoek in de aanmaningsbrief aan de cliënt om te betalen en vraag duidelijkheid over de reden waarom niet wordt betaald) en aantoonbaar verzuim door de wederpartij.

Preventief

Belangrijker is echter om de processen op orde te hebben. De tijd die u daarin investeert betaalt zich zeker terug. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Processen gestroomlijnd, handelingen geborgd – en dan?

Goed om vooruit te kijken.

De advocatuur verandert. De sterke groei is uit de markt. Zowel het bedrijfsleven en de overheid als particulieren bewaken hun uitgaven goed. Opdrachtgevers zijn steeds kritischer en willen (meer) inzicht in de gemaakte uren en de tarieven. De dienstverlening is competitiever geworden. Er is een daling in het aantal personeelsleden per advocaat. Resultaat; de marges staan onder druk, de advocaat moet aan de slag! Het kantoor moet snel en effectief op marktveranderingen kunnen reageren.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , , , , | Een reactie plaatsen

Preventief én proactief toezicht – Waar zit de verspilling?

Iedere advocaat is jaarlijks verplicht de digitale Centrale Controle Verordeningen (CCV) in te vullen met een individueel en/of kantoor gedeelte. Het landelijk bureau van de Nederlandse Orde van Advocaten in Den Haag controleert deze opgaven en vormt een eerste oordeel waarna de resultaten of de probleemgevallen worden overgedragen aan de lokale Deken voor interventie. De CCV vormt het preventieve toezicht op onder meer de Verordening op de administratie en de financiële integriteit, de Verordening op de praktijkrechtspersoon en de Verordening op de Vakbekwaamheid. De CCV heeft betrekking op het voorafgaande jaar.

Goed, preventief toezicht dus op het afgelopen jaar!?

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , , | 3 reacties

Keurmerk voor specialisatieverenigingen advocatuur

De Nederlandse Orde van Advocaten heeft het eerste keurmerk uitgereikt aan specialisatieverenigingen. Het keurmerk moet de kwaliteit en specialisatie in de
advocatuur bevorderen en de rechtzoekende helpen bij het vinden van een
geschikte advocaat voor zijn zaak. https://www.advocatenorde.nl/9911/bedrijven/keurmerk-specialisatieverenigingen.html

Zoals Wikipedia aangeeft: “Een keurmerk is een compact, visueel kwaliteitsoordeel over een product of dienst, afkomstig van een betrouwbare bron.”

In dit geval is het ‘Keurmerk’ echter alleen een specialisatiestempel dat wordt gegeven aan een uniforme groep. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Essentie – Gras groeit sneller door eraan te trekken!

Ontwikkel de competenties van je medewerkers door Ton van Dongen, Jan Harmen Rietman

GrasGroeitSnellerKerncompetenties worden afgeleid van de missie, visie, strategie en doelen van de organisatie, die voor iedere medewerker gelden. De kerncompetenties (vaardigheden) geven het algemene gedrag weer dat cruciaal is voor het succes van de organisatie. Vaak is dit resultaatgerichtheid, klantgerichtheid, initiatief en samenwerken. Bij reclamebedrijf bijv. ook creativiteit. Vanuit de rol van leidinggevende worden in het boek voor 48 competenties tips gegeven om medewerkers te laten ontwikkelen in de gekozen competentie. Er zijn veel meer competenties (vaardigheden) die zichtbaar worden door gedrag. Je kunt competenties in delen in bepaalde situaties; bestuur-organisatorisch, sociaal-communicatief, intellectueel, emotioneel of taakgericht.

Lees verder

Geplaatst in Boekblog | Een reactie plaatsen

Snel, Standaard en Simpel: Mailen vanuit Excel

Excel kent een handige standaard optie om werkbladen of delen daarvan rechtstreeks vanuit het werkblad te mailen met Outlook. Hiervoor is een ‘verstopt’ commando ‘Send to Mail Recipient’ voor in de Quick Access Toolbar. Deze kunt u eenmalig instellen, zodat het commando altijd bovenaan in de Quick Access Toolbar staat. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , | 1 reactie

Snel, Standaard en Simpel: Outlook contactgegevens in Word

Wanneer u in Word contactgegevens wilt gebruiken die al staan in uw Outlook contacten, kunt u deze makkelijk in het document plaatsen. Een complete mailmerge voor één adres is wat teveel gevraagd. Het enige dat u hoeft te doen, is het oproepen van het adresboek. Hiervoor is een ‘verstopt’ commando ‘Address Book’ voor in de Quick Access Toolbar. Deze kunt u eenmalig instellen, zodat het commando altijd bovenaan in de Quick Access Toolbar staat. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Essentie “The one minute manager” van Ken Blanchard

Met drie simpele (‘one minute’) technieken je productiviteit vergroten. Een continu verbeterproces om de doelstelling te bereiken. Aanspreken op gedrag in specifieke situaties.

Constateer de feiten. Geef compliment of reprimande. Kijk recht in de ogen, vertel gedetailleerd wat goed / fout is gegaan. Maak bewustzijn van goed / verkeerd gedrag, is niet persoonlijk. Maak deelgenoot van jouw gevoelens hierover. Wees consistent, alleen dat gedrag in die situatie (ookal gaan de zaken elders goed/fout). Laat de terugkoppeling bezinken in een paar seconden stilte, zodat ze jouw plezier of ongenoegen aanvoelen. Vertel ze dan hoezeer je ze waardeert en hoeveel ze waard zijn voor de organisatie. Eerst hard over gedrag, dan persoon steunen, want je wit graag nog veel samenwerken.

One Minute Manager

Lees verder

Geplaatst in Boekblog | Een reactie plaatsen

Essentie “Hé Droeftoeter!” van Wim van Gennip

Samenwerken is gedrag

 Droeftoeter

De droeftoeter is de (on)bewuste tegenwerker, een energievreter.

  • Tegenwerking is gedrag, gevoed door de verschillen tussen mensen en hoe ze dingen ervaren.
  • Een goede samenwerking vraagt continu om onderhoud. Het is geven en gegund krijgen. De bereidheid om iets los te laten voor een nieuwe gemeenschappelijke samenwerkingsbasis. Maak afspraken over triviale dingen als tutoyeren, werktijden, gedagzeggen, lunchen.
  • Droeftoeters kunnen niet inleveren of loslaten. Ze gedijen slecht in een positieve omgeving.

Lees verder

Geplaatst in Boekblog | Een reactie plaatsen

Succeskaart

Tijdens de Open Coffee bijeenkomst van 25 mei 2011 faciliteert Ralf Hanekamp van Process-IT.nu een interactieve kennisdeling. Centraal staat de bewustwording van processen en de invloed die je zelf hebt op de verbetering van processen. Of het nou gaat om een complex bedrijfsproces op de werkvloer of het proces van deelnemen aan een netwerkbijeenkomst, een proces kun je pas verbeteren als je het begrijpt.

Op interactieve wijze heb ik de deelnemers laten kennismaken met een methode om juist dat inzicht te krijgen in processen. Tot welk inzicht leidt bekrachtigend denken? Van onbewust naar bewust in een timebox van 15 minuten! Een inzicht dat direct bijdraagt aan het bedrijfsresultaat.

Aan het eind van de bijeenkomst kregen de deelnemers de kaart in handen voor het bewust vergroten van het zakelijk succes > De ‘Succeskaart’.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Zelfevaluatie van raden van toezicht en bestuur

Is uw ‘governance’ op orde? Dit is niet alleen het goed voldoen aan codes of het toepassen van de voorschriften, processen en aanwezigheid van deskundigheden’. Toezicht 2.0 richt zich ook op het persoonlijk functioneren en het gedrag in de interactie met bestuurders.

Iedereen erkent dat voor effectief toezicht houden en daadkrachtig besturen gestructureerde zelfevaluatie grote toegevoegde waarde heeft. Het besluit om tot zelfevaluatie over te gaan is dan snel genomen, alleen… wat is de volgende stap in het proces? Hoe bepaal je het doel en welke onderwerpen komen aan bod? Hoe voorkom je dat discussies alle kanten op vliegen, terwijl de kern van de zaak niet wordt besproken?

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | 1 reactie

Social Media in de wijk

Een interactieve website, Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube? Sociale media in de wijk. Ga er in de wijk iets mee doen, want ze bieden grote voordelen ten opzichte van traditionele media. Ook voor Wijchen ligt er nog een wereld open.

Het doel van het gebruik is informatie en meningen delen en gevonden worden! Met buurtbewoners, officiële instanties en geïnteresseerden. Rechtstreeks of via de grootste zoekmachines Google én Youtube. Naast de website worden informatie op Facebook, LinkedIn en Twitter door de zoekmachines zeer goed gevonden.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | 1 reactie

Foutmelding bij installeren Office door beta sleutel

Heeft u een nieuw software pakket aangeschaft, bijvoorbeeld Visio 2010 en krijgt u onderstaande foutmelding bij installatie? Microsoft heeft ook de oplossing…

Microsoft Office 2010 does not support upgrading from a prerelease version of Microsoft Office 2010. You must first uninstall any prerelease versions of Miscrosoft 2010 products and associated technologies. Correct the issue(s) listed above and re-run setup.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Een reactie plaatsen

Uitslag loting ESF Actie E Sociale innovatie

Op 31 oktober 2011 heeft onder toezicht van een notaris de loting plaatsgevonden, die de volgorde van behandeling van de subsidieaanvragen bepaalt (ESF Actie E Sociale innovatie, vitale bedrijven) door Agentschap SZW. Met een budget van 25,2 miljoen en eeen maximale subsidie van 18.000 euro, betekent dit dat de eerste 1388 aanvragen uit de lotinglijst zullen worden gecontroleerd op compleetheid en het voldoen aan de regelgeving. De resterende aanvragen zullen in behandeling worden genomen als er nog budget beschikbaar is.

Uiterlijk 16 december 2011 zullen de beschikkingen voor de projecten bekend zijn.

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , | Een reactie plaatsen

Aanvraagtijdvak ESF Actie E Sociale innovatie, vitale bedrijven start 10 oktober

Een mooie procesverbetering; inzicht in het aanvraagproces. Vlak voor de (mogelijk massale) aanvraag voor de sociale innovatie subsidie wordt de website voor de registratie bij het Agentschap SZW voor onderhoud afgesloten. Hierdoor kunnen bedrijven zich pas later als aanvrager registeren, waardoor de aanvraag mogelijk enkele dagen na de openstelling kan worden ingediend.

Gelukkig heeft het Agentschap SZW dit tijdig ingezien en heeft het aanvraagtijdvak van de subsidie ESF Actie E Sociale innovatie, vitale bedrijven verplaatst naar 10 oktober 2011 om 9:00 uur. Ook is het aanvraagtijdvak ingekort. U heeft twee weken de tijd om een subsidieaanvraag in te dienen: vanaf maandag 10 oktober, 9:00 uur, tot vrijdag 21 oktober, 17:00 uur.

Daarnaast overtreft de belangstelling voor deze subsidie alle verwachtingen. Het beschikbare budget is daarom opgehoogd tot 25,2 miljoen en de verdeelsystematiek aangepast. Als er binnen twee weken meer aanvragen worden ingediend dan er subsidie beschikbaar is, wordt er geloot.

Hiermee worden alle geïnteresseerde partijen in de gelegenheid gesteld om zich vóór aanvang van het aanvraagtijdvak te laten registeren als ESF aanvrager en de registratie goed in te dienen.

Bij het Subsidieportaal Agentschap SZW vraagt u de inloggegevens aan (Maak een account aan) en kunt u vanaf maandag 10 oktober, 9:00 uur, tot vrijdag 21 oktober, 17:00 uur de subsidie aanvragen en beheren.
Op agentschapszw.nl kunt u ook de handleiding Subsidieportaal Agentschap SZW vinden.

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , | Een reactie plaatsen

ESF Actie E Sociale innovatie, vitale bedrijven aanvraag indienen? Eerst registreren als ESF-aanvrager!

Om een ESF-aanvraag in te kunnen dienen, dient u zich te registreren als ESF-aanvrager op de website Subsidieportaal Agentschap SZW.

Na het digitaal indienen ontvangt de aanvrager een brief met de aanvraag om een mandaatbesluit aan te leveren. Deze vraag krijgt elke aanvrager, omdat het agentschap graag een getekend document wil hebben naast de digitale aanvraag. Het mandaatbesluit is niet meer dan een briefje met de handtekening van de tekeningsbevoegde(n). Als bestuurders gezamenlijk bevoegd zijn, moeten ze gezamenlijk tekenen.

Om het aanvragers gemakkelijk te maken heb ik hier een voorbeeld mandaatbesluit / volmacht (MS Word) toegevoegd.

Format Mandaatbesluit-Volmacht

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , | 1 reactie

Sociale Innovatie: Werknemers slimmer laten werken

Gepubliceerde artikelen over Sociale Innovatie

GIDS Online | Het ABC van sociale innovatie

NCSI – Kennisbank | Medewerkers havenbedrijf ECT op zoek naar concurrentiekracht

Wiebe Zijlstra | ZBC | Visie-en-durf-basis-voor-sociale-innovatie: In onze diensteneconomie zijn mensen de belangrijkste asset, waarbij het draait om toegevoegde waarde. Het doel van sociale innovaties in organisaties is werknemers beter te laten werken. Voorbeelden zijn thuiswerken, een plattere organisatiestructuur of werknemers beslissingen zo veel mogelijk zelf laten nemen, om hun kennis beter te benutten. Medewerkers voelen zich daardoor meer thuis in hun bedrijf, vragen minder snel een uitkering aan en willen langer doorwerken. Dat kan een oplossing zijn voor het dreigend personeelstekort ten gevolge van de vergrijzing en kan bijdragen aan een hogere toegevoegde waarde van de dienstverlening.

Wiebe Zijlstra | ZBC | ZZP’ers vormen een belangrijke sleutel voor sociale innovatie: Behandel medewerkers als ZZP-ers. Voor welke opdracht zijn ze aan het werk?

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , | Een reactie plaatsen

Remote Assistance – Hulp op afstand met standaard software

Er zijn verschillende applicaties te vinden die hulp op afstand aanbieden. De bekendste zijn TeamViewer, (Ultra-,Tight-, Real-)VNC, LogMeIn en de Chrome Remote Desktop. Teamviewer en Chrome zijn (voor persoonlijk gebruik) gratis en vergen geen grote softwareinstallatie en registratie. Vanaf XP is er in Windows ook een standaardfunctionaliteit; gratis en vrij van advertenties; Windows Remote Assistance (Windows Hulp op afstand). Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , , , , | 1 reactie

De juiste prioriteiten stellen? De echte urgentie bepalen!

In de planning van een project is het stellen de juiste prioriteiten voor het uitvoeren van activiteiten een serieuze uitdaging. Voor een organisatie met meerdere projecten is het kiezen welke projecten uitgevoerd moeten gaan worden. Voor een IT-Service Desk is het kiezen welke calls direct opgelost moeten worden. Wie het hardst roept of de grootste vinger in de pap heeft bepaalt vaak de prioriteit en daarmee de keuze. Maar of dat de juiste prioriteit is voor het kiezen van een project, het opnemen van functionaliteiten in een automatiseringstraject, het oplossen van calls of het uitvoeren van activiteiten? Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , , , , | Een reactie plaatsen

Subsidie voor procesverbetering (ESF Actie E – subsidie sociale innovatie, vitale bedrijven)

Resultaten verbeteren? Processen innoveren om slimmer te werken?

Er is vanaf 10 oktober 2011 subsidie beschikbaar voor het inhuren van een externe adviseur voor een project op het terrein van sociale innovatie. Het project moet zijn gericht op het opstellen van een diagnose of advies of het uittesten of het implementeren van de aanpak gericht op procesverbetering: het binnen de arbeidsorganisatie(s) verbeteren, herschikken en innoveren van bedrijfsprocessen. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , , | Een reactie plaatsen

Winnaars zijn in balans

Deze maand (zie MT van 24-06-2011) werden de winnaars van de Best Managed Companies 2011 bekend gemaakt. Bedrijven zijn getoetst aan de hand van het Business Maturity Model, waarin afzonderlijke bedrijfsprocessen worden beoordeeld. Wat blijkt?

Goed scorende bedrijven (en daarmee 30% succesvoller) hebben juist de integratie van de bedrijfsprocessen goed voor elkaar! Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Automatisch aanvullen van e-mailadressen in To: Cc: Bcc: velden beheren

De Automatisch aanvullen lijst was een afzonderlijk NK2-bestand in Outlook 2003 en Outlook 2007. Vanaf Outlook 2010 staat het in het cache geheugen in het gegevensbestand én in een Stream_Autocomplete bestand. Adressen worden toegevoegd aan het cache geheugen wanneer u e-mailberichten verzend. Omdat het cache geheugen wordt opgeslagen in het gegevensbestand in de postbus, is de Automatisch aanvullen lijst altijd beschikbaar zodra u uw mailbox opent met Outlook, ongeacht op welke computer.

Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , | 3 reacties

E-mailbericht levering enkele minuten uitstellen door ‘Regels’

Een krachtige oplossing is om gebruik te maken van de standaard Outlook functionaliteit ‘Regels’. Hierin kunt u met behulp van de regels de bezorging van alle berichten uitstellen, door de berichten gedurende een bepaalde tijd in het Postvak UIT te laten staan nadat u op bericht Verzenden hebt geklikt. Bijvoorbeeld 3 minuten is voldoende om net het moment van bewustwording (‘Oeps’) en herstel te benutten. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , , , , | 1 reactie

Maken van een eigen digitaal certificaat

In Microsoft Office kan voor elk programma worden ingesteld hoe het moet reageren op macro’s. In Office 2010 wordt dat gedaan in het Trust Center, via File\Options\Trust Center\Trust Center Settings\Macro Settings. Zelf een digitaal certificaat maken? Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , | 1 reactie

Nooit meer bestanden versturen die te groot zijn: Gebruikmaken van VBA

Standaard geeft Outlook 2010 bij Internet e-mailaccounts (POP3, IMAP, HTTP) een foutmelding door de ‘standaard grootte van bijlagen’ limiet van 20 megabyte (20480 KB). Deze limiet voorkomt dat u probeert om zeer grote bijlagen te versturen die groter zijn dan de limiet van de meeste internet service providers. Bij een Microsoft Exchange Server email account is de limiet 10 MB (10240 KB). Zelf de grootte van het e-mailbericht kunnen instellen met eenvoudige VBA-code en tijdig gewaarschuwd worden? Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , | 1 reactie

Controleren voor verzenden met Microsoft (VBA) code

Macro’s voegt u in Microsoft Outlook toe via de Visual Basic Editor.

  1. Open de Visual Basic Editor met ALT-F11.
  2. Vouw de Project1 boomstructuur aan de linkerkant uit, met daarin ‘Microsoft Outlook Objects’ en ‘ThisOutlookSession’. Dubbelklik op ‘ThisOutlookSession’.
  3. Kopieer onderstaande macro’s in de (lege) sectie aan de rechterkant en pas daar waar nodig de waarden aan.
  4. Sla het VBAProject.OTM op (Ctrl+S).

Welke VBA-code hebben we nu nodig om het e-mailbericht te controleren voor verzenden; op aanwezigheid van bijlage als benoemd in e-mailbericht, op de grootte van het e-mailbericht of  op aanwezigheid van teveel To- en CC-ontvangers? Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , | 3 reacties

Outlook – Voorkomen van het ‘Oeps’ moment

Een e-mailbericht versturen met Microsoft Outlook gaat snel, zo snel dat de e-mailbericht soms net te snel de digitale snelweg op gaat, bijvoorbeeld:

  • aan de verkeerde collega met bijna dezelfde naam, waarvoor de e-mail juist niet bedoeld is;
  • aan het complete adressenbestand in de To: of Cc: in plaats van in de Bcc:, zodat iedereen alle e-mailadressen kan zien (privacy?) en gebruiken voor Spam doeleinden via ‘Reply to all’;
  • zonder het beloofde attachment, zodat u nogmaals de mail moet versturen nu met bijlage; vooral vervelend als dit naar veel geadresseerden gaat;
  • met het beloofde attachment, maar dan met een grootte van >5 Mb dat veel ontvangers niet zullen waarderen of kunnen ontvangen.

Lees: Wouter_Bos_e-mailt_per_ongeluk_zijn_netwerk_rond en Algemeen Beschaafd Mailen.

Om deze Oeps situaties te voorkomen zijn er 3 zeer effectieve oplossingen: Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , , , , , | Een reactie plaatsen

Microsoft Office Document Imaging (.mdi) bestanden bekijken?

In Microsoft Office 2010 is het programma ‘Microsoft Office Document Imaging’ (MODI) uit Office 2003 en 2007 niet meer opgenomen. Hierdoor kunt u met alleen Office 2010 geen .mdi documenten meer bekijken.

Een oplossing hiervoor is het installeren van MODI / MSPVIEW.EXE vanuit de Office 2007 CD of vanuit het gratis te downloaden Office SharePoint Designer 2007. In beide gevallen wordt MSPVIEW.EXE in de directory C:\Program Files\Common Files\microsoft shared\MODI\12.0 geïnstalleerd en de ‘Microsoft Office Document Image Writer’ wordt als printer weer aangemaakt. Het programma is op te starten vanuit de Microsoft Office-hulpprogramma’s in het Start menu (Microsoft Office-hulpprogramma’s\Microsoft Office Document Imaging). Sla nieuwe scans nu op als .tif.

Wat moet u installeren om MODI weer te gebruiken? Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , , , | Een reactie plaatsen

Microsoft Office 2010 – Office program crashes and restarts when exiting the application

Office 2010 geïnstalleerd? Probleem bij het afsluiten van één van de programma’s, zoals Word, Outlook, Excel of Powerpoint, ongeacht of File/Exit, Alt F4 of X is gebruikt? Start het programma direct weer opnieuw op?

Dit komt door de “Send to Bluetooth” COM Add-in en het probleem is eenvoudig op te lossen. Lees verder

Geplaatst in Artikelen | Getagged , | Een reactie plaatsen

Meerdere SMTP-servers voor verzenden vanuit Outlook?

Een simpele vraag, maar geen standaard functionaliteit voor een oplossing…

Eén van mijn klanten werkt flexibel op meerdere vaste locaties met dezelfde laptop. Daarop staat Outlook 2007/2010/2013/2016 geinstalleerd met verschillende e-mail accounts. Om te kunnen mailen wordt draadloze verbinding gemaakt met de locatiespecifieke router. Alle locaties hebben een andere internet provider. Elke provider heeft zijn eigen server voor uitgaande mail (SMTP-server). Dit komt omdat veel (glasvezel, adsl, kabel) providers het niet toestaan om via externe mailservers mail te versturen, als maatregel tegen ongewenste e-mail vanuit hun netwerk. Als uitgaande mailserver staat de SMTP server van de internet provider waarmee je ‘online bent’ op dat moment.

Dat betekent dat voor elke locatie een eigen SMTP-server ingesteld moet worden. Het probleem is dat outlook per account maar één SMTP server instelling heeft, en dat daardoor niet vanaf elke locatie gemaild kan worden.

De volgende alternatieven zijn mogelijk: Lees verder

Geplaatst in Artikelen, Outlook oplossing | Getagged , , , | 9 reacties