Bent u al de advocaat van de toekomst?

Waarin is de advocaat écht onderscheidend?

Een advocaat onderscheidt zich van andere juridische dienstverleners door het beroepsgeheim en het verschoningsrecht. Maar niet voor alle juridische vragen of problemen is een advocaat noodzakelijk. Bij de kantonrechter (tot € 25.000,=), in bestuursrechtelijke procedures of in strafzaken bij de rechtbank en het gerechtshof is een advocaat niet verplicht, iedereen mag zijn eigen belangen behartigen. Voor civiele procedures bij de rechtbank, het gerechtshof en de Hoge Raad is het wettelijk verplicht een advocaat in te schakelen (procesmonopolie). De advocaat kent de wet en jurisprudentie, weet wat de rechten van de cliënt zijn en dient zich aan de beroepsregels te houden. In onze complexe juridische samenleving waarbij bepaalde zaken ingrijpende consequenties kunnen hebben, is een advocaat bij uitstek in staat om de feiten en omstandigheden bij de rechter over het voetlicht te brengen. Hij of zij zal voor de juridische vraag of het probleem waarvoor deskundige bijstand nodig is altijd proberen een procedure te voorkomen. Alleen voor door de overheid gereguleerde rechtshulp en complexer maatwerk is de kennis en ervaring van de gespecialiseerde advocaat écht noodzakelijk.

Concurrentie van andere juridische dienstverleners

Ondernemers en particulieren kunnen voor minder complexe procedures en advies (eigenlijk in alle gevallen waarin geen procesmonopolie geldt) ook de diensten van juridisch adviseurs inroepen. Het aantal en het belang van alternatieve aanbieders van juridische diensten groeit. Juridische zzp’ers, detacheerders en juridische adviesbureaus bieden dezelfde dienst tegen lagere uurtarieven aan. Zij hebben lagere vaste personeelslasten, huisvestingskosten en minder uitgaven aan opleiding en kennisbeheer. Advocatenkantoren staan voor de opgave in het licht hiervan hun dienstverlening te innoveren.

Ontwikkelingen in de branche

De cliënt is mondig, oriënteert zich grondig op internet en komt steeds vaker bij een advocaat met een heel gerichte vraag. Grotere ondernemingen kiezen minder voor ‘one-stop-shop’ en meer voor ‘best-of-breed’. Zij zoeken per zaak naar de beste juridische dienstverlener. De advocatuur ligt onder het vergrootglas van de media en worstelt al jaren met een niet al te positief imago. De controle van en het toezicht op advocaten neemt toe (met de bijbehorende kosten). De regeldruk vanuit de Orde van Advocaten neemt ook toe, denk aan de Verordening op de Vakbekwaamheid en bijvoorbeeld de verplichting om een kantoorhandboek te hebben, op het gebruik waarvan uw plaatselijke Orde u – onder het genot van een kopje koffie – ook komt controleren.

De advocaat van de toekomst

De advocaat van de toekomst speelt slim in op concurrentie en ontwikkelingen. Rechtshulpzoekenden kunnen zelf documenten opstellen vanuit gratis online basismodellen of via ‘ja/nee’-vraagalgoritmes gekoppeld aan een juridische database. Antwoorden op relatief eenvoudige vragen zijn via de website of een ‘helpdesk’ te vinden. Via nieuwsbrieven, blogs, social media, white papers en artikelen in de (vak)pers wordt gratis kennis verspreid. Het nakijken van documenten of brieven of het proactief controleren of organisaties zich aan de geldende wet- en regelgeving houden kan (online) als vaste dienst ingekocht worden.
Het vinden van een passende advocaat voor complexere zaken of maatwerk gaat op basis van referenties en online waarderingen door cliënten over de kwaliteit van de dienst en de vaardigheden van de advocaat. Kantoren verstevigen de relatie met de cliënt en kiezen een benadering op basis van omvang of branche. Ze laten cliënten deelnemen aan seminars of cursussen en plannen regelmatig evaluatiemomenten.
Uurtarieven en het verwacht aantal te besteden uren zijn gestandaardiseerd en de dienst is als pakket af te nemen. Er zijn prijsafspraken op basis van prestatie die op elk gewenst moment inzicht geven in gemaakte kosten op dossiers. Een online kennispakket zal vooraf de haalbaarheid van een juridische vraag of probleem kunnen inschatten.
Een online platform dat dienstdoet als virtueel kantoor ondersteunt (internationale) samenwerkingsverbanden, mogelijkheden voor flexibel personeel of zelfstandige juridisch professionals om continuïteit en een volledige ontzorging te bieden. Het advocatenkantoor werkt als hoofdaannemer die het hoogwaardig advieswerk en de coördinatie uitvoert en het overige werk verdeelt onder goedkopere juridisch dienstverleners en zelfstandige juridisch professionals.

Het advocatenkantoor van de toekomst heeft een transparante organisatie en slaagt voor de controlebezoeken van de Orde met vlag en wimpel.

Stap voor stap naar het advocatenkantoor van de toekomst

Organisatie

Verbeter de dienstverlening door te focussen op de toegevoegde waarde voor de cliënt. Bepaal de cliëntwaarden voor de diversiteit van de werkzaamheden in het cliëntsegment, wat wil de ondernemer of particulier? Wat zijn de activiteiten van de cliënt? Verkrijg inzicht in het totale bedrijfsproces van het advocatenkantoor en elimineer zo veel mogelijk niet waarde toevoegende activiteiten. Hanteer een uniforme werkwijze en standaardiseer handelingen zo ver mogelijk. Deel het werk op in afzonderlijke stappen voor een optimale verdeling van taken over het personeel (advocaten, juristen en ondersteunend personeel). Bepaal de prestatie-indicatoren, gebruik statistische analyses van uren- of andere registraties of analyseer cliëntinformatie voor de juiste stuurinformatie. Lean Six Sigma is een handige methode om dit te bereiken.

Technologie

Maak gebruik van de technologie. Een aanzienlijk deel van het juridisch werk is procesmatig, zich herhalend werk. Standaardiseren en automatiseren verhoogd de efficiëntie, waardoor verspillingen verminderen en de kostprijs daalt. Digitaliseer fysieke documenten en gebruik een documentbeheersysteem. Automatiseer handelingen, zoals het aan dossiers toekennen van ontvangen én verzonden e-mail. Werk ongeacht de locatie, op afstand samen door videoconferencing, chatberichten of VOIP. Deel kennis online, communiceer digitaal de voortgang van de zaak of werk samen in bepaalde documenten uit het digitale dossier met revisiebeheer. Vindt een IT-leverancier die u ontzorgt in uw gehele infrastructuur, een veilige toegang tot dossiers en administratie kan waarborgen en geheimhouding op servers (op locatie, in een datacenter of in de ‘Cloud’) en mobiele systemen kan garanderen.

Process-IT.nu!

Bepaal wat past bij uw kantoor. Analyseer uw bedrijfsprocessen en sluit uw IT hierop aan. Begin nu stap voor stap, zodat scherper toezicht op het voldoen aan de Verordening op de Vakbekwaamheid in elk geval voor uw kantoor geen punt van zorg is en uw kantoor medio 2015 klaar is voor de digitale rechtspraak. Onderscheidt uw kantoor van de juridische concurrentie. Uw kantoor vaart er wel bij, belangrijker is evenwel dat de rechtshulpzoekende makkelijker, sneller en goedkoper een oplossing vindt voor zijn juridische vraag of probleem. En daarom bent u toch advocaat geworden?

Zie ook:
Wetsvoorstel “Digitale rechtspraak” op 1 A4’tje in plaats van op 72 pagina’s tekst
Vierde nota van wijziging van wijziging van toezicht op toezicht