Advocaat met een wanbetalende cliënt; wat heb je gedaan?

Achter de feiten aan

Bij de wanbetalende cliënt loop je achter de feiten aan. Er is al iets (onverwachts) gebeurt waardoor er niet wordt of kan worden betaald. Is de klant ontevreden, is er een declaratiegeschil of zijn er betalingsproblemen? Zoek dit uit, probeer eerst persoonlijk contact te krijgen met de cliënt en maak een risico-inschatting. Kom gezamenlijk tot een betalingsregeling die stipt wordt nagekomen. Neem anders gerechtelijke maatregelen. Dan moet er wel sprake zijn van een bindende overeenkomst (opdrachtbevestiging), aantoonbare ingebrekestelling, aantoonbare pogingen tot betalingsherinnering en/of sommatie (verzoek in de aanmaningsbrief aan de cliënt om te betalen en vraag duidelijkheid over de reden waarom niet wordt betaald) en aantoonbaar verzuim door de wederpartij.

Preventief

Belangrijker is echter om de processen op orde te hebben. De tijd die u daarin investeert betaalt zich zeker terug. Het kost meer tijd om zaken achteraf goed te krijgen, dan om de werkwijze vooraf eenmaal goed af te spreken. Zorg voor een goede inrichting van de processen voor dossieradministratie, tijdregistratie, declaratie, debiteurenbewaking en incassering. Borg een uniforme werkwijze.

Begin bij het begin

Bespreek bij de intake met de cliënt de financiële consequenties (honorarium, vaste prijs of uurtarief). Ga na of de cliënt in aanmerking komt voor door de overheid gefinancierde rechtshulp. Maak duidelijke afspraken met de cliënt over de te hanteren declareermethode (de wijze waarop en de frequentie waarmee gedeclareerd gaat worden). Werk met tussentijdse declaraties. Leg betalingsafspraken en declareermethode schriftelijk vast in de opdrachtbevestiging.

De presentatie van een declaratie is van grote invloed op de bereidheid tot betalen. Een heldere beschrijving en een betrouwbare afspiegeling van de verrichte werkzaamheden geeft achteraf minder vragen van de cliënt dan de simpele vermelding van het aantal uren dat aan de zaak is besteed. Informeer tijdens de behandeling van de zaak de cliënt op gezette tijden over het kostenverloop.

Zorg tijdens de opdracht voor een goed geordend (fysiek én digitaal) dossier met daarin alle relevante correspondentie en stukken. Achteraf zoeken en organiseren is pure tijdsverspilling.

Verordening op de Vakbekwaamheid

Voldoe eigenlijk gewoon aan de Verordening op de Vakbekwaamheid, zoals een goed advocaat betaamt. Dit voorkomt ook weer extra kosten van Toezicht op toezicht. Lees daarover meer in mijn artikel “Preventief én proactief toezicht – Waar zit de verspilling?”.